2014下半年五级秘书资格考试重点：办公室事务和管理
办公室事务和管理
鉴定要点与重点提示
一、鉴定要点
掌握维护责任区工作环境的基本要求;正确识别办公场所和常用设备的隐患;掌握日常 办公室事务的处理方法，包括邮件或文件的收发、接打电话、办公用品的发放和管理;能够 合理安排日常工作及上司交办的工作;对日常办公事务进行协调;熟悉办公用品和易耗品的 范围和分类。
二、重点提示
1.经常清洁整理责任区
(1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。
(2)清洁整理本人参与的公用区域。
2.设备、物品要放置适当、取用有序
(1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。
(2)公用资源摆放有序，用后归位。
3.办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患
(1)地、墙、天花板、门、窗的安全。
(2)室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。
(3)办公家具方面的隐患。
(4)办公设备及操作中的隐患。
(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。
(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。
(7)火灾或消防中的隐患。
4.收、发文件或邮件的工作程序
(1)收文件或邮件的工作程序包括：签收、拆封、登记、分类。
(2)发文件或邮件的工作程序包括：查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、 登记、了解有关规章制度和寄发时间。
5.上司不在时，秘书处理信件或邮件的方法
(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。
(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。
(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。
(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。
(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以得到回复。
(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。
6.接打电话
(1)处理电话留言的一般塬则：简洁、完整、准确、及时送达。
(2)接电话的方法
1)“响铃不过叁”。
2)有问候语。
3)如果来电要找的人不能接听电话，要恰当回答。
4)注意接电话的语调。
5)做好电话记录。
(3)拨打电话的方法
1)首先报出本人的姓名和单位名称。
2)如果想留言请对方回电，要留下自己的电话号码。
3)要问对方此时打去电话是否方便。
4)注意自己的语言。
5)适时结束通话并用规范的结束语。