3.如何接待未预约的来访者
对于突然来访、没有预约的客人的接待方法如下：
(1)首先问明对方来意，如果对方不愿意告诉你，你一定要让对方明白，这是工作的需要，而不是你刁难他。你可以告诉他：“先生，我希望能尽陕解决您的问题，但是您得告诉我您
想要解决什么。”“先生，了解您的来访目的是我的责任，这样我才能找到合适的人接待您。”最好不要当面就给上司打电话，免得上司拒绝接见时不好找借口。可请对方稍候，秘书进去与上司商量，然后根据当时情况迅速作出应对;或者请客人先坐下等候，再拨打电话与里面相关的人商量。这样客人与秘书就保持了一段距离，听不清秘书与里面的通话。根据客人的情况和上司或相关人员的意见，一般的几种处理方法如表2—3所示。
(2)对于需要拒绝的客人，一般有如下几种说法：
“对不起，××经理刚刚出去，今天不会回来。您是否愿意见×副经理?他也负责这个事情。”
“对不起，××经理出差了。您愿意告诉我您有什么事情吗?或许我能帮你另约一个时间。”
“对不起，××先生正在参加一个会议，不在公司。您可以留下姓名、电话，我负责转给他。”
非常忌讳的说法是：
“××正在接待一个重要客户，现在没有时间。”
4.在接待访客的同时处理电话
在接待访客的时候可能会有电话打来，或者正在接打电话的时候有访客到达。这需要秘书有熟练的应对、快速处理的能力。
(1)正在接待访客时有电话打进来。此时要先对客人道歉：
“对不起，请稍候，我先处理这个电话。”如果是有预约的访客，可以让他先登记，秘书利用这个时间处理电话。如果是未预约的访客，可让其先坐到一边等候，秘书赶快处理完电话后继续接待过程。
(2)正在接打电话时有访客进门。秘书此时要先向客人微笑点头致意，作手势请客人先坐下等候，尽快结束通话。如果一时不能解决完通话中的问题，则应该向对方道歉，说明要接待访客，约好以后的通话时间，马上结束通话。然后向客人致歉：“对不起，让您久等了。”