2.来访者的类型
根据划分方法的不同，接待来访者方式也有所区别：
(1)按来访的人数、规模分类，可分为个人来访和团体来访。
①个人来访。
②团体来访。
(2)按接待的准备程度划分，可分为有约来访和未约来访。
①有约来访。
②未约来访。
3.设计、填写接待记录单的要求和作用
为了更好地掌握来访者的情况、总结接待来访工作，秘书应该对每天的来访者进行登记。要有专门的来访记录本，每天从新的一页开始记录。记录的内容可以根据接待工作要求设计。
(二)示例分析
天地公司的田苗是一个新员工。她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后1～2个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。田苗马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要客人，请对方稍等。田苗转告客人说：“何部长正在接待一位重要客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，田苗匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石刚好处理完一个电话，见状赶快为客人送上一杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。
点评：田苗不应该对客人说部长正在接待一位重要客人，这等于暗示客人“你不重要”。她应该说“何部长的上一位客人还没有告辞，请稍等”。客人一听也会意识到自己确实来得早了一些。接待人员应该认识到，所有的客人都会认为自己是最重要的，因此不能慢待客人，要对不能及时接待他表示歉意，并恭敬地请他坐下等待。小石的处理非常及时，同事之间的良好合作关系是提高工作效率的重要保证。
(三)工作程序
1.下班前了解各部门第二天预约客人的情况
如果公司设有前台，前台秘书应该在每天下班之前与各部门秘书沟通，了解并确认第二天预约客人的情况。各部门秘书也应该主动把预约客人的名册及时送往前台，由前台秘书汇总登记。
2.如何接待预约客人
在最初的问候之后，客人会作自我介绍，说出要见之人姓名，秘书首先应确定对方是否预约。最好是对方一报出单位姓名，秘书就已经清楚对方是不是预约的客人。这需要秘书经常提前查阅访客预约登记簿。
对已预约的客人，秘书应答：“是××先生吗?××正在等您，我马上通知他。(或“我带您去会客室。”)请您填写访客登记簿。”
这三句话中，第一句：确认对方身份;第二句：表明我方的热情诚恳态度，让对方明确所去地点;第三句：让对方明白自己应做的事情。
也可以用其他应对的话，但不离这几个要点。有时秘书需要当着客人的面查记录才能确定对方是否已经预约，这时要向对方道歉;有时需要先通知被约见人，或被约见人要亲自出来迎接，可先请客人坐在前厅的座椅上等候。