(二)示例分析
一次，某公司举行招待会，邀请不少客户和各界人士参加。公司郑总经理的秘书刘雯站在总经理旁边，把重要来宾向总经理一一介绍。当介绍到某律师事务所的赵明明和陈丰时，刘雯说：“郑总，这是××律师事务所的赵明明小姐和陈丰先生。”说完就发现赵明明的脸色不对，刘雯不知道说错了什么。过后有其他同事告诉她，说是对于具有律师、医生、教授等头衔的人，不应该以一般的“先生”“小姐”来称呼。刘雯这才明白自己无意中犯了错误，自以为“先生”、“小姐”、“女士”就是尊称了，没想到还会有这么多讲究。
点评：在日常工作和生活中，和他人接触的时候，需要懂得一些最基本的礼仪，以保证得到对方的好感和认同，能够产生进一步交往和沟通的意愿。一声称呼、一个眼神、一次握手，都传递给对方某种信息，所以虽然事小，却也不可大意。
(三)操作步骤
1.迎接来访者
2.恭送来访者
(1)前台秘书一般不负责送客，因为有接待者在陪同客人。在接过客人交回的名牌后，前台秘书应该向客人表示感谢：“谢谢您的来访，请慢走。”
(2)办公室秘书需要帮助送客。要先提醒客人检查有无东西落下。一般送到电梯前或楼梯口。要帮助客人按电梯的按钮，等客人上电梯后，微笑着向客人挥手告别，等电梯门关上后再离开。如果送到楼梯口，要等客人转过楼梯看不见了再回身。重要的客人要送到大门口，如果客人自己没车，可能要为客人叫出租车。帮助客人打开车门，身份最高的客人要请坐在车的后排靠右的位置。关门后，仍要恭敬站好，向客人挥手告别。要等客人的车开出视野之后，再转身回来。如果刚关上门就转身离开，客人看到会觉得不舒服，以为自己不受欢迎。
(3)和上司一起送客时，无论行走站立，都要比上司稍后一两步。在需要开门或按电梯按钮时再赶上前去。
(4)送客之后，要马上整理好会客室，以便迎接下一位客人。
(5)在客人走后，不要和同事一起议论客人的短长。因为有时客人发觉落下东西后会马上返回来取，可能正好听到议论他，这对双方都是极为尴尬的事。也许合作之事因此作罢，此前所有的努力都付诸东流了。
五、接待来访者
(一)相关知识
1.秘书的“过滤”、“分流”作用
秘书的责任之一就是要甄别客人，起到“过滤”、“分流”的作用。
(1)“过滤”作用
把上司和其他同事不愿见的或没有必要见的客人挡在门外，这就是“过滤”作用。有些来访者是没有必要让上司或其他人员接待的，例如各类推销员，还有上司明确表明不愿意接待的人。秘书应该善于鉴别这样的人，客气而坚决地把他们挡在门外，以免影响公司的正常工作秩序。但是也应该以礼待之，因为他们也是在对自己的那份工作尽职。更何况今天不受欢迎的人未必以后就不受欢迎。
(2)“分流”作用
让预约好的客人及时得到接待;也让虽然未预约，但是有接待必要的客人及时见到他应该见到的人，或者为他做好预约，这就是前台的分流作用。有些客人认为只有职位高的人才能解
决问题，所以常常希望见到总经理这样的负责人。其实很多具体问题找职能部门解决就可以了。遇到这样的客人，秘书应该耐心了解他的问题，并能准确作出判断要交给哪个部门、哪个人解决，马上提出建议，不要什么事情都找高层领导。
秘书要想做好“过滤”、“分流”工作，就要对公司的组织结构、人员状况非常了解，熟悉公司各部门的业务范围及主要负责人姓名，这样才能及时准确地处理好接待工作中遇到的各种问题。否则只能徒然给上司和其他部门添乱。
有些单位并不设前台，传达室即起了前台的作用。还有一些公司由办公室秘书接待。这样办公室秘书既要对来访者进行初步的分流过滤，还要进一步解决他的具体问题。这对秘书的要求就更高了。