二、清退会议文件资料的基本要求
(一)相关知识
会议文件资料的清退，是指与会人员在会议结束时，根据规定将会上发的文件资料清理并退回会议秘书处。确定会议文件资料的收集范围，会议文件资料清退时，首先要统一制发清退文件资料的目录，避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会。核对无误后装封交回保存部门。
1.会议文件资料清退的程序
(1)向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出清退文件资料建议。
(2)待会议主席团或会议主持人批准后，下发收退文件资料目录，并做必要的解释工作。
(3)会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记，发现丢失的应查清原因，及时向领导报告。
2.会议文件资料清退的方法
(1)小型内部会议文件资料清退的方法
(2)大中型会议文件资料的清退方法
(二)示例分析
清退会议文件。会议结束5天后，会议秘书处问秘书初萌，询问前几天借阅的一份年终人事调整的文件为什么没按时归还。
初萌放下电话，翻查了所有的文件，却无论如何找不到这份文件档案。再打开自己的文件清退登记簿，也是只有借阅记录而没有归还记录。初萌回忆了一下当时的情景，那几天自己事情较多，印象里是将所有的该归还的文件都交回了，这份人事调整文件到底是怎么回事却无论如何想不起来了。
点评：为避免发生类似文件丢失的情况，秘书对于清退的会议文件资料一定要在会议结束时及时清退。召开会议时所需的文件资料需要收回的，首先要确定收集的范围，注意清退的程序和方法。需要统一制发清退文件资料的目录，规定清退时限，必要时对有关人员作一些解释，避免只要求部分与会人员退回文件资料而引发不愉快。在市场竞争激烈的情况下，更要时刻注意文件资料的清退工作。秘书要有保密意识，在各个环节上毫不松懈。
(三)工作程序
文件资料清退的基本程序为：确定清退文件资料的范围→列示清退目录→按期收集→整理、捆扎清退的文件资料→填写“文件清退登记表”→核点文件资料→查找短缺、丢失的文件资料→如实向领导报告。
会议文件资料需要清退的，应及时办好清退手续，如数收回，妥善处理。凡由秘书处、档案室或机要室分发的文件材料均需要清退。开具文件资料的清退目录发给有关人员，限期清退。对于会议文件资料要加以核对清点，如发现文件资料丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。