第一章 会议管理
第三节 会后落实
一、返程工作的服务要求
(一)相关知识
当会议结束后，秘书需要做好与会人员返程的相关工作。
主要要求如下：
(1)提早登记与会人员返程所需车、船、飞机票，并及时分发给与会人员。
(2)需要时建议和协助召开一定范围内的欢送会或送别宴会。对于重要宾客和不经常见面的远道客人，秘书应建议和协助组织召开一定范围内的欢送会或送别宴会。
(3)分批送站，调配车辆。在会议即将结束时，秘书应编制与会人员离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外埠与会人员送到车站、港口或机场，待他们乘坐的交通工具起程后再返回。如有必要，还应安排有关领导为与会人员送行。送站人员应保持热情的态度、礼貌的语言、周到细心，笑脸相送。
(4)清理结算与会人员的相关费用支出等，安全、完整归还代为保管的物品。帮助与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜，开好收据发票。要坚持财务管理制度，对于不符合开支规定的可以拒付。要及时、安全、完整地归还代为保管的物品。
(5)妥善安排暂留人员。对于尚未离会，还需短时间留住的与会人员的食宿也应给与妥善安排。
(二)示例分析
某公司承办的学术研讨会已接近尾声，秘书初萌开始落实与会人员的返程工作。初萌将会务服务人员分成几个小组，每组负责不同省份的与会人员，最后将各组的情况进行汇总后，初萌又将登记表认真加以核对。与会人员有的在会议结束的当天就返回原地，有的由于种种原因还想在此地逗留几日。初萌克服一切困难尽量满足他们的不同要求。初萌细心周到的工作，得到了与会人员的连连称赞。
点评：会议的组织与服务工作切忌虎头蛇尾，尽早落实与会人员的返程工作。来时接、走时送，有始有终，这会给与会人员留下良好的印象。返程车、船、机票的预定一般情况下要按先远后近的次序安排。秘书要预先登记与会人员返回的日期和乘坐的交通工具，代购所需返程票，使他们在会议一结束就能及时踏上归程。对于个别需要暂住者，应妥为安置好他们的食宿。所以，做好送别与会人员的工作是会后工作的一项重要内容。
(三)工作程序
送别会议代表的工作程序为：征询与会人员返程要求并进行登记→预订车、船、机票→分发返程票→结清会议经费→安排车辆送站一安排暂留人员。
对于会期较长的会议，秘书在开会通知回执中应要求与会人员填写返程交通工具，待与会人员到达后再进一步落实并提前预订车、船、机票，以确保参会人员按期返程。对于跨地区的会议，与会人员离会时，要及时同与会人员清理、结算账目;提醒与会人员归还物品;把订购的车、船、机票交到与会人员的手中，并做好送站工作。对于由于各种原因需要暂住者，一定要妥善安排。