2.抓点带面,逐步普及。城市社区及农村档案家庭建设是全社会精神文明建设的组成部分。因此在开展家庭档案工作中要注意做到循序渐进的宣传、倡导,地方档案行政部门要帮助组织、指导居(村)民自建家庭档案。即对一些家庭条件好,文化层次高,形成文件材料较多,又有建档要求的家庭,要提前帮助建立家庭档案。在建立家庭档案过程中,要让居(村)民本着自愿的原则,抓点带面,使建档家庭在社区、农村多宣传家庭的用途,要使更多的居(村)民了解档案,形成自建家庭档案的意识,档案部门要积极配合社(村)区档案人员做好居民建档知识的培训指导,使他们学会建档知识,使居民及每户之间相互学习,也使每个家庭建立档案的步伐逐步得到顺利开展。
3.家庭建档,统一指导。根据每户家庭实际,家庭建档应该建立在以“户”为一个单位的基础上。一是社区档案室要按照青岛市档案局关于社区档案信息管理的要求,按装社区档案信息管理系统,社区结合居民分布情况,编成几个小组,把所属辖区内的家庭及其主要成员的基本情况全部录入进档案信息管理系统内。这样,社区对每个家庭的情况达到记录在案。二是社区档案室要形成每个家庭居民的纸质档案,按照一户一贷或一户一盒的归档方法,类似前几年的村级档案中的村民档案。三是实行动态管理,随着居民家庭情况的变化,要不断补充新的内容。把社区居住人口的情况摸清楚,从纸质档案到电子档案全面反映了居民家庭的情况,档案成为社区工作的得力助手。
4.借鉴标准,灵活分类。家庭建档归类可以借鉴机关文书档案的归档办法,按照《归档文件整理规则》,实行家庭档案各门类按以件为单位的方法归档。因为每个家庭档案资料不同,在整理方法上不一定强求一致。在装具上档案部门可以多提出几条切合实际的办法,最好使用机关单位用的文书档案盒,用什么装具,要让居民自己根据经济条件确定。