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浅谈建设项目档案的管理要从加强收集工作开始

摘要:作为建设项目的建设单位,应完整、齐全、系统地收集工程档案,科学、规范的管理和利用它们,并为日后工程建设过程中发挥档案的价值和作用奠定基础。因此做好建设项目档案的收集工作是重要的前提和基础。

关键词:建设项目档案 档案收集

对建设单位而言,如何把从工程立项到工程设计、工程招投标、土建施工及设备安装再到工程竣工验收、通水运行全过程形成的文件材料收集齐全一直是一个难点。本文通过总结工作中的经验,希望对大家有所借鉴。

一、争取领导对档案工作的最大支持,是解决收集工作难的关键

1.档案工作的辅助性和服务性决定了档案工作是容易被忽视的岗位。档案工作属于后台默默奉献的服务岗位,不像工程业务人员工作业绩是显而易见的;档案人员的工作和成绩通常是不被了解的,在大多数人的心里档案工作是随便可替代和兼职的岗位,因此档案工作缺乏被人理解和受领导重视的机会,制约了档案工作人员的积极性, 这对建设项目档案的收集工作也会产生不利影响。

2.档案人员要积极宣传档案工作,提高全员档案意识。档案人员要多与工程建设各业务经办人进行工程档案工作的交流,多向领导汇报工作,请领导帮助解决工作中的难题,取得领导和大家对档案工作的理解和支持。

3.档案人员应争取变被动为主动。目前大多市政工程的企业,不论是建设单位、施工单位还是监理单位,档案工作大多归属于办公室,资料室不是独立的职能部门,档案工作人员少,没有决定权,只能是给什么收什么,收什么整什么。这种情况给档案收集工作带来一定的被动和困难。

4.建设项目档案的特点和重要性。建设项目档案具有数量大、涉及业务范围广、专业多、保密性强的特点。档案质量是工程质量的重要组成部分,档案管理水平反映着工程建设项目的管理水平,因此要提高全员的档案意识,争取领导的最大支持,解决收集工作的困难。

二、建立健全有针对性的档案管理制度,制定切实可行的建设项目档案管理办法

印发档案管理办法,传达到各部室、各工程项目部。在档案管理办法中要制定出工程档案的分类方案、各项档案管理制度,包括档案的收集制度、归档制度、验收移交制度、保管制度、保密制度等。工程档案管理制度中要详细规定项目档案收集的范围、质量要求、档案验收的要求和档案的移交制度,并结合工程建设的特点,细化档案收集办法。

(一)归纳档案收集的范围

1.记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。

2.建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件主要是建设单位在工程建设过程中形成并收集整理的从项目立项、可行性研究到工程勘察设计、施工、设备安装、竣工验收到通水运行整个建设过程中形成的具有归档保存价值的各种形式和载体的记录,包括整个建设过程中形成的工程勘察、设计、施工、监理、设备采购与安装的招投标文件以及工程竣工后的工程结算审核文件等。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、节水验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。