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浅议从全程管理的视角看档案展览过程中的档案保护

摘要:本文在传统档案保护的基础上,提出了档案展览过程中的全程保护构想,即从全程管理的角度来分析档案在展览过程中可能会遭到的破坏,从而提出可施行的保护措施,进而建立一个系统而完善的保障体系。

关键词:全程管理 档案展览 全程保护

档案展览作为传统的档案利用服务方式,以其独特的优势——易于操作,受众面广,方式新颖,社会效应好——赢得了档案部门的青睐。特别是在全国各档案馆争建“五位一体”档案馆——融档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的档案馆——的今天,档案展览已成为各档案馆提供利用服务的主流方式之一。然而,在档案展览过程中,由于保护意思淡薄、管理不当、条件设备落后等原因而造成的档案损坏、丢失、寿命缩短等情况仍然大量存在。档案作为原始的信息记录和珍贵的历史记忆,是国家和社会的宝贵财富,档案部门作为档案的管理机构,理应做好档案的保护工作,捍卫国家的利益。

档案展览是一项长期而系统的工作,包含着若干个环节,而且各环节相互影响、相互制约,具有密切的联系。以往我们在展览过程中考虑档案的保护问题,往往只注重了其中的几个环节,如档案运输、展览中的保护,或其中几项重要的工作,如防光、防潮、防盗、防有害气体等,而缺乏通盘考虑,将保护工作看成一个系统性的活动,将之贯穿于展览过程的始终。所以,笔者提出在档案的展览过程中要融入全程管理的思想,实行全程保护。要从展览工作的全局考虑,将展览工作看成一个动态性的过程,注重过程中的各个环节及其各环节间的衔结,系统而全面地把握整个展览过程,建立一个完善的保护体系,即展览前做到统筹规划、防范未然;展览时做到实时保护、全程监控;展览后做到检测修复、及时补救。

一、展览前——统筹规划、防范未然

从全程保护的角度出发,首先,在展览前,要统筹规划,做到防范于未然。从以往的情况来看,人们往往只注重展览过程中的保护措施,而在展览前却缺乏保护意识和统筹规划。其实,保护工作在档案展览的前期就要意识到,并有序地展开,这样才能做到防范于未然。总体来讲,展览前主要有如下几点值得考虑:

第一,有必要在展览的前期规划中设立一个单独的档案保护模块,将展览过程中可能会出现的、导致档案损坏的因素罗列出来,并通过合理分析和借鉴前人经验,拟出合理的解决方案,以备不时之需。这样的档案保护模块应包括展品的选用,展品的进、出馆管理,展品的安全检测以及展区的布置等各方面的规划,以为档案展览提供全方位的保护。它对于整个展览过程中的保护工作而言具有极其重要的指导意义,是以后档案保护工作开展的依据。

第二,档案馆要对档案展品自身状况做好检验,要对展出品的现状有一个清晰而全面的认识,对那些易损、脆弱的档案实施重点防护,提前拟好保护方案,要确保展品在展出前就处于良好的状态,无损坏、遗失,并及时做好登记,以备查考。同时,要提前对展区的环境进行考察,了解展区的环境情况,并根据展品的具体情况提前对展区进行调整、布置,必要的时候对其进行改装,以满足保护档案展品的需要。

第三,档案馆要对展出档案进行价值评估,并根据评估结果对不同的档案进行分级保护。将那些珍贵、稀有的孤本档案作为重点,采取最高级的保护,尽可能地使用复制品或是仿真品而不使用原件。如不能使用复制品,在展出过程中就要对其进行重点保护,并单独拟好防护方案,在有条件的情况下,可采取一些特殊方式对其进行保护,如对珍品档案进行投保,借助商业手段对珍品档案进行保护,这种方式,不仅能够集合社会上广泛的资源,而且能够引进商业合作,促进档案和社会的更多接触,扩大档案的影响力。①同时,对于那些次重要的档案展品,可以采取较低等级的保护措施。采取这种评估再分级的保护模式,不仅可以利用档案馆有限的资源更大程度地保护展品,而且可以在分级的过程中对档案展品进行再认识,为其他的展览工作——如展馆的布置、展品主题的选定等做好铺垫,使整个展览做到有重点、有层次,突显专业特色。

第四,要对相关展览作好制度上的规范,在制度上保障档案展品的安全。所谓制度的规范,是指对档案在展览过程中的各种保护条款进行明确化、制度化,以规范展览过程中的保护工作。这些保护条款包括档案展品的直接负责制、档案损毁的处罚制度、展览馆的安全细则、参观者的行为规范制度等。此外,除了这些对档案本身或是档案馆实体进行保护的制度规范外,还需要对档案展品内容进行保护,以真正做到制度保障。这些制度包括展区拍照许可相关规定、展品内容利用细则等,其中最重要的是关于档案内容知识产权所属问题的相关制度规定,要注意对档案展品内容进行保护,以杜绝他人在未经许可的情况下擅自剽窃档案内容从事谋利甚至不法行为。