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浅论学生电子档案系统的建设

摘要:在社会信息化的影响和带动下,随着办学规模不断扩大和办学质量的进一步提高, 信息化管理与建设也与时俱进,但学生电子档案系统的建设还亟待加强。

关键词:学生档案 电子档案系统

一、学生电子档案系统建设的重要作用

现阶段, 学校的信息化建设已经得到了长足的发展, 大多数学校已经建立校园网, 很多学校也拥有了自己的内部办公网、教务管理系统, 这些信息建设的经验为学生信息库建设提供了借鉴。将现代信息技术运用到学生工作中去, 不仅可以通过电子档案系统自动处理各种信息, 把结果置于网络上, 方便师生查询和处理,提高学生管理的工作效率和管理水平;而且可以为学生工作人员及时、灵活地与学生沟通提供条件,进而更加贴近学生的学习、生活, 更好地为学生服务。

二、学生电子档案系统的内容

学生电子档案系统应该将学生的基本信息和在校信息、毕业离校就业信息等内容全部包含在内,具体来说应该分成以下几个组成部分。

1.学籍、学分管理分系统:学生学籍、学分信息是一个在校生最重要的电子信息记录。因此要在电子档案系统中设立学籍、学分管理分系统,方便对学生选课、学分管理、成绩统计以及学生的留降级、休复学、专业变动、学籍异动、学位审核等进行管理。

2.学生基本信息及就业去向电子数据分系统:设置学生注册的基本信息,包括学生电子照片、指纹、姓名、性别、学号、班级、民族、身份证号码、政治面貌、家庭住址、籍贯、寝室号、寝室电话、手机号码、爱好特长以及父母姓名、工作单位、联系方式等基本信息,同时对离校毕业学生就业基本意向、就业去向、就业单位等信息进行登记。此部分信息的管理由招生就业指导中心负责。

3.学生在校期间活动与奖惩信息分系统:由学生工作处负责管理学生在校期间参加各类活动及奖惩信息记录,主要是关于高校学生参加勤工助学、学生社团活动,接受社会资助,参加心理健康辅导以及取得荣誉和奖励或受到处分等情况的信息记录。

4.学生学费等财务信息分系统:由财务处为学生提供该学生的学费、住宿费、书费的清缴信息。

5.各院系(部)学生信息更新分系统:负责学生的团建、党建工作信息情况以及学生家庭信息、联系方法的更新管理。 　　三、电子档案系统建设应注意的问题

1.电子档案系统建设的联动性与及时更新

电子档案系统建设不是一朝一夕的事情,更不是哪一个部门的事情。为此要高度重视,要成立电子档案建设管理小组,联合管理和及时更新相关信息。

2.电子档案系统建设的保密性

网络的高分散性和信息的易拷贝性以及信息保密意识的薄弱,导致档案信息网络化管理存在疏漏。为此相关工作人员要树立高度的保密意识,同时在电子档案系统中设置保密程序,防止学生信息外泄事件的发生。

3.确保电子档案信息的权威性