3.在文件移交归档阶段,哪些文件需要进入非现行阶段,在文件流转使用中是否存在要归档而却未归档的文件。

在企业文件整个生命阶段的过程控制中,内容维和方法维中的一切因素和环节都在过程维中发挥着作用。在企业文件的每一个运动阶段,都应有与其质量管理责任相适应的企业人员对其负责,并为其质量上的实现提供相应的资源保障,在每一个阶段发现的质量问题,都会被记录下来并及时找到解决的方法,以避免在下面的质量管理中重复出现。

(三)方法维

即PDCA循环法在企业文件质量管理体系中的具体运用,从质量计划、质量执行、质量检查和质量处理四个阶段来分别论述其在文件质量管理体系中的运用。

1.质量计划阶段

质量计划阶段是四个阶段中最关键、最重要的阶段,没有一个好的质量计划作指导,质量执行、检查和处理三个阶段就难以有效地进行,从而影响到整个企业文件质量管理体系的效果。

第一步,开展调查研究。调查研究的目的是明确影响企业文件质量的主要影响因素,调查研究的对象和内容应当囊括企业的内外部环境,其内容包括企业所有权性质、企业经营类型、企业宗旨、企业组织结构、企业业务流程和职责权限、企业的规章制度、国家的政治经济政策以及企业文件流程中的关键因素。

第二步,分析企业的业务活动,确定企业文件的质量要求。将企业各个业务部门的职能活动按重要程度进行分类排序,分析其业务流程和相关的组成事项,然后逐项分析并确定各个业务活动对企业文件证据性和信息性等方面的要求,这些要求可以通过职能活动的有关人员获知,也可以通过分析企业的有关规章制度,从不形成文件和不维护文件可能带来的风险和后果得出。

第三步,分析现有的企业文件质量管理状况,发现企业文件质量中存在的重大问题。

第四步,制定满足文件质量要求的方针战略。应主要考虑这些方针战略在企业各职能部门和职能活动中的适用性,以确保各个部门能够形成并保留业务活动中的重要文件。企业文件质量的方针战略可以考虑由文件管理部门带头来制定。在方针战略中应当明确界定企业员工的职责分工,文件流程以及可能需要的设备和技术。

2.质量执行阶段

将企业文件质量管理体系纳入企业的业务流程中,按照质量计划中的方针战略来实施执行。

3.质量检查阶段

即对质量执行阶段的结果进行检查,检查的内容应当包括:一是企业文件是否按照企业业务活动的需要形成并得到有效的组织,二是企业文件的质量是否得到可靠的保障,三是在质量执行中各项资源是否得到高效的利用,是否存在资源浪费的现象。四是企业文件的形成和利用是否达到或超出业务部门的期望和要求。五是检查并评估质量体系的运行情况。

4.质量处理阶段

也就是质量改进阶段,这一阶段在于对前三个阶段的运作进行总结,对于所获取的有益经验及出现的问题进行全面分析考察,将质量检查阶段的各种发现和建议进行分析研究,以便在下一个循环中能够有效地解决。

企业文件质量管理体系三维空间结构将企业文件质量管理活动作为一项系统工程来管理、控制,在过程中将影响文件质量的所有因素纳入有序的控制状态,并将诸多影响因素有机联系起来。企业文件质量管理是文件管理和档案管理研究的一个重要课题,通过研究,希望能够改变我国企业长期以来在文件质量问题上存在的不足,实现企业文件的真实、可靠、完整和可用,使企业文件更加有效地服务于企业各方面的生产经营活动。

参考文献:

1.何嘉荪,傅荣校.文件运动规律研究.中国档案出版社.1999年9月.

2.刘莹.质量体系文件的控制.石油工业技术监督,2000(10):P32.

3.安小米,焦红艳译.文件管理国际标准ISO15489.城建档案,2002(2)、(3).

4.宫晓东.企业档案管理学.高等教育出版社,1999年版.

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