(3)各业务部门的职责:一是保证本部门所形成文件的完整性、真实性和可靠性,二是保证本部门所使用文件的安全性和有效性。

(4)对于具体工作人员,其职责为:一是理解和执行文件质量管理目标,二是熟悉并掌握文件质量管理流程,三是了解本职岗位的文件质量管理要求,四是积极参与文件质量管理的改进。

(5)对于维护人员,主要是指对文件管理技术和设备的维护,主要负责文件质量管理设备的选购、配置、运行维护和更新换代工作。

在企业文件质量管理体系中,要充分明确各个部门和各个工作人员的职责分工,使每一位工作人员都清楚各自在文件质量管理体系出现问题时所应当承担的具体责任,避免在文件质量管理体系中出现相互推诿,贻误工作的现象,同时也尽可能防止文件质量管理过程中的重复劳动以及资源的浪费,提高人力、物力资源使用的经济性,提高文件质量管理体系效率。

2.资源和人员

资源是企业文件质量管理体系的物质基础和技术手段,是质量管理体系赖以存在的根本,也是质量体系有效运行的前提和保障。可以说,没有资源作保障,企业文件质量管理体系就只是一个空壳,没有任何的实际意义。资源可包括人员、设施、设备、资金和技术等。在资源中,要重点强调的是人的资源。

人是企业文件的形成者和使用者,人对企业文件的质量发挥着决定性的作用,企业文件质量管理体系是一个全员参与的庞大系统,人在其中发挥着最为核心、最为关键的作用,企业员工的素质、意识,领导者的重视程度都是关系企业文件质量管理体系实现的最根本因素。在企业文件质量管理体系中,必须坚持“以人为本,全员重视”的原则。

(二)过程维

过程维是文件在企业活动中的整个生命运动周期。在过程维中,将企业文件的整个生命过程全部纳入控制之中,确保企业文件的质量每时每刻都不被忽视。对过程维各环节的控制应主要考虑以下几个方面:

1.在企业文件形成阶段,各项业务流程中都形成了哪些文件,其中哪些是必要的文件。所形成文件是否按照规定格式和内容要求进行编制,除了文件本身的信息内容外,文件的结构是否保持完整,如各种标识是否齐备,文件是否真实地记录了业务活动。对于电子文件,主要是指电子文件的元数据和背景信息是否完整。

2.在企业文件运转使用阶段,文件的利用者是否得到利用许可,文件是否被安全利用,文件内容和各种标识是否保存完好,文件是否被更改过,文件的更改是否在职权的范围之内,在企业文件的运转过程中哪些人曾经使用和保留过文件,企业文件在运转过程中的业务背景信息是否给予了明确的反映。对于电子文件运转流程的控制,主要应借助于利用者权限和系统的监控记录。