经鉴定已无保留价值的文件,要在授权的情况下果断及时地销毁。文件管理系统中的销毁是指在日常业务活动中从操作系统系统地和常规地删除文件的工作。只有在下列条件下,才能对文件采取销毁行动:不再需要的文件或需要文件作为证据的工作已完成、法律诉讼或调查都已结束。
销毁过程是不可逆转的,所以在销毁文件实体时,要遵循以下规则:
(1)销毁工作必须经过授权;(2)诉讼或调查悬而未决或正在进行的相关文件不能被销毁;(3)销毁文件时仍须保证文件所含信息的机密性;(4)批准销毁的所有文件副本都要销毁,包括安全副本、保管副本和备份副本。
按国际惯例,文件的销毁需要有法律依据,我国应该在档案法的修订中明确文件销毁的问责机构及其权力与责任,使文件销毁有法可依,在合法的程序下进行。
3.移交的时间和范围建议
经鉴定具有永久保存价值的文件,要在同级档案行政管理部门的指导和监督下,向本级档案馆移交。永久档案的移交要明确移交的时间和移交范围。国家档案局1983年4月26日发布并实施的《档案馆工作通则》对档案馆接收档案的期限作了相关规定:省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案;省辖市(州、盟)和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。为了更好地做好永久档案的移交工作,国家档案局应制定规范,要求各机关及所属单位要定期向本级档案馆汇报本单位应向档案馆移交的永久档案的目录,以便各级档案馆从整体上控制这些具有永久保存价值的文件的移交工作。
各级档案馆是接收和保管永久档案的机构,但《各级国家档案馆收集档案范围的规定》只是从宏观层面规定了各级档案馆应该接收的范围,各级档案馆在接收时,还需要对拟接收的档案进行认真的鉴定,操作起来比较繁琐并且任务也很艰巨。国外,对永久档案的控制由来已久,如英国1962年就出台了《公共文件永久性保存的选择标准》,美国1976年也通过了《永久文件鉴定指南》,并且对这些标准或指南不断更新。具有永久保存价值的文件是国家的重要资产,国家档案局应制定永久档案鉴定标准或永久档案移交目录,以此控制与国家经济发展和社会稳定相关的永久档案。
(三)文件处置审核方案建议
要定期对文件处置进行审核,将文件处置纳入风险管理体系,对文件处置规划、保管、销毁以及移交等环节中可能产生的风险进行规划、分析、应对以及监控。
1.文件处置规划的合规性:要制定符合法律要求以及现实需要的鉴定标准和文件保管期限表。在制定处置规范或工具时,要培养文件资产管理观念,采用风险管理方法,捕获具有保存价值的文件并提供合适的保存时间以及相应的处置状态。
2.文件保管的长期保存性:ISO15489指出文件的长久保存要求保护文件的真实性、完整性、可靠性和可用性以及保障文件的成本效益。要提前分析文件保管可能存在的风险,并做好相应的应对和监控措施,保障文件的安全。
3.文件销毁的法律授权性:要制定文件销毁规范,明确相关文件管理机构、文件管理者以及文件生产者在文件处置中的职责和权限。ISO15489指出文件的销毁行动需要在法律授权的情况下才可以实施。
4.文件移交的及时可控性:要制定文件移交规定,规范文件的移交范围、时间、要求以及手续,明确各级档案馆和本级单位及所属单位的职责。ISO15489指出文件的移交涉及保管权或所有权的转移,要控制文件移交工作的合法性。
(四)文件处置改进方案建议
为了保证文件处置是一个不断发展完善,不断适应外界变化要求的循环过程,本文提出了文件处置持续改进建议,包括参与人员的培训、员工职责的界定和处置结果的评价等。
1.培训参与文件处置的人员:文件处置是一个系统和复杂的过程,包含了鉴定方法的选用、文件保管期限表的设计以及处置行动的实施等,每一个环节都有相应的员工参与,为了确保文件处置的合规性和合法性,要对所有参加该机构文件处置活动的人员进行相应的培训。
2.明确机构内部所有员工的职责:文件处置贯穿整个文件管理的过程,从文件的形成到文件的销毁等,机构内部所有的员工都会涉及到文件的相关活动,要宣传本机构的文件处置办法,使机构内所有员工意识到自己在文件处置中的责任。
3.评价文件处置的实施结果:文件处置要不断满足法律和现实的需求,要定期对文件处置的实施结果进行审核,监控文件处置行为,并与法律要求和现实需求进行比较,不断地更新和改进现有的文件处置办法,以确保文件处置办法的充分性、高效益和高效率等。 注释:
①王本源, 方荣. “文件处置单”应随同文件立卷归档. 档案学通讯,1983(2):p28-29
参考文献:
1.安小米. ISO15489文件管理国际标准中外研究比较.档案学通讯,2007(3):p21-23
2.安小米,焦红艳.文件管理国际标准ISO15489.城建档案,2002(2)-(3):p3-12, p3-17
3.安小米等. 基于ISO15489的文件档案管理核心标准及相关规范. 北京:中国标准出版社,2008.2
4.冯惠玲等. 电子文件风险管理. 北京:中国人民大学出版社,2008