我国对文件的鉴定是对馆(室)藏中保管期限满的档案根据其来源、反映的职能、价值和档案工作的效益等进行鉴别和评定后,确定仍有继续保存价值的部分,剔出不需要继续保存部分的工作,鉴定处于滞后状态。

根据ISO15489对文件处置依据的描述:“使决定过程标准化的工具包括鉴定文件应该销毁或捕获进入文件系统的指南和经过批准的正式的计划表。在电子环境下,应该在系统设计之初就对文件的捕获和保管做出决定。”

由此而来,文件处置状态的确定是在系统设计之初,而文件处置状态的确定需要通过对文件自身的价值以及文件对业务的价值进行鉴定,因此应该在文件形成之初或之前对文件进行鉴定。

(四)保管期限划分不具体

根据2006年12月18日国家档案局公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,文件的保管期限分为永久和定期,定期一般分为30年、10年。

依据ISO15489的思想,保管期限应该细化到年,甚至更具体的时间,如在项目验收完毕3年后进行处置等。

我国保管期限划分时间跨度过大,缺乏具体明确的要求,模糊的规定给档案工作者在划定文件保管期限时带来很大的主观性和随意性。

三、基于ISO15489的文件处置建议

本文采用规划、实施、检查、评估和改进工作过程方法(简称PDCA方法论),提出基于ISO15489的包含处置规划、处置行动以及处置审核与改进的文件处置建议。

(一)文件处置规划方案建议

文件处置是按照相关文件处置规范或其他工具,对文件实施保管、销毁或移交的一系列过程。文件处置规划是文件处置的起点,即制定使处置规范化、标准化的工具,包括文件鉴定指南和经批准的正式的文件保管期限表。

1.鉴定理论与鉴定方法选用建议

国外在文件处置中采用的鉴定方法主要有以美国为代表的内容鉴定法和以加拿大、澳大利亚、荷兰等国家为代表的职能鉴定法。随着文件数量的不断增加,特别是电子文件的飞速增长,内容鉴定法由于操作繁琐以及鉴定速度有限,越来越显得力不从心。在这种背景下,职能鉴定法,特别是发展了的宏观职能鉴定法的优势就越发明显,以职能鉴定为中心的职能鉴定法逐渐成为文件处置的国际化发展方向。

职能鉴定法得到广泛认可和应用,除了该鉴定法更适合对文件进行批量式鉴定外,同时,职能鉴定法与越来越多地被使用的自上而下的职能分类法一致,使机构在对文件进行鉴定时,更符合文件管理的现状,更具有可操性。职能鉴定法还提出要在文件真正产生之前就对其进行鉴定,职能鉴定法的“前控性”与文件连续体理论要求对文件进行全程控制是一致的。因此,在文件处置中,采用职能鉴定法不仅有助于对文件进行全程控制,还有助于突出文件与职能机构及其业务活动的密切联系。

2.文件保管期限表的制定建议

借鉴美国、加拿大和澳大利亚等国家的先进经验以及ISO15489的要求,提出如下文件保管期限表制定建议:

(1)制定一份通用的文件保管期限表:国外通用文件保管期限表的内容十分全面,如美国的《通用文件期限表》包含了26类文件的保管期限。国内可借鉴这种模式,制定基本涵盖单位所有文件的通用文件保管期限表。

(2)制定以职能分类为基础的文件保管期限表:国外保管期限表普遍采用自上而下的职能分类方法。制定以职能分类为基础的文件保管期限表,可以与宏观职能鉴定法配套使用,同时符合按职能、活动和事务过程形成文件和利用文件的规律。

(3)制定更细化的保管期限:国外保管期限日臻细化,如澳大利亚《行政职能处置规划》中的:“审计后保管2年”等。进一步细化保管期限有助于及时销毁没有保存价值的文件,将有限的资源投入到有保存价值的文件上。

(4)制定包含预定处置状态的文件保管期限:ISO15489要求在确定文件保存多长时间的同时要预定文件将采取的处置行动,如“最后一项事务完成后的×年向档案馆移交”等。在文件管理系统捕获文件划分保管期限时,就已经确定文件的处置状态,为文件保管期限满后进行重新鉴定提供了参考和依据,有利于文件处置的自动化控制与系统实现。

(二)文件处置行动方案建议

处置行动包括继续保管,销毁或移交。当文件保管期限届满时,要对文件重新进行鉴定,并根据鉴定结果,采取继续保管、销毁或移交等处置行动。

1.继续保管的保护战略建议

经鉴定需继续保留的文件除了根据鉴定结果和文件保管期限表重新分配相应的保存时间以及预处置状态外,还需要将其保管在有利于长期保存的环境中。文件的保管是一个系统而复杂的问题,要适当地选择文件的保护战略,尤其是电子文件的保护战略,要以保护文件真实、完整、可靠和可用的能力及其成本效益为依据。采取文件的保护战略不能影响原受益者的利益和原负责人的责任,即原保管机构仍对这些文件拥有销毁和其他处置行动的权力和责任。

继续保管的保护战略包括复制、转换和迁移:

复制就是在同种类型的载体(纸质/电子/缩微等)上复制完全相同的副本。

转换涉及文件格式的变化,但是应该确保文件原有信息(内容)没有发生变化,以及相应的元数据没有发生变化。

迁移指定期将文件从一个系统转移到另一个系统,从一个保管场所转移到另一个保管场所,迁移的目的是保证文件的完整性和可用性。

2.销毁的法律授权建议