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浅谈基于ISO15489的文件处置研究

作者：李泽江 安小米

摘要:通过调查国内外文件处置法规政策及文献的情况,分析了国内外文件处置及研究的现状以及存在的问题;通过对美国、澳大利亚和加拿大等国家文件处置规范的典型案例研究,以及中外比较分析,采用PDCA方法论提出了基于ISO15489的包含处置规划、处置行动以及处置审核与改进的文件处置建议。

关键词:文件处置 文件处置规划 文件处置行动 文件处置审核 ISO15489

ISO15489是世界上第一个关于文件管理的国际性标准,研究基于ISO15489的文件处置对于指导我国文件处置规划、文件处置行动以及文件处置审核与改进具有重要的理论意义与现实价值。

一、国内外文件处置及研究现状

(一)国外文件处置及研究现状

国际上对于文件处置的实践由来已久,出台了若干关于文件处置的法规标准,积累了丰富的经验。在美国、澳大利亚、加拿大等国家,关于文件处置制定有专门的法规,且都引用了ISO15489文件管理国际通用标准,与其处置思想一致。例如1997年美国国家档案和文件行政署制定了《联邦政府文件处置规划》,用于指导联邦政府机构合法合规地处置文件;2000年澳大利亚国家档案馆制定了《行政职能处置规划》,用于授权处理联邦机构在行使职能中产生的文件;2005年加拿大图书档案馆制定了《联合机构处置规划》,用于授权政府机构及联合机构处理联合机构在行使职能中产生的文件。

通过Web ofScience和ProQuest两个外文数据库对“Records disposal”、“Records disposition”等进行题名检索(检索时间是2009年5月2日),可以看出,对文件处置行动中的保管、销毁、移交以及归档研究的文章数量相对较多,但对文件处置的研究较少。国外对文件处置的研究还停留在处置行动的某个环节,而对处置进行系统性研究还有待加强。

(二)国内文件处置及研究现状

截至2009年4月,国内没有专门针对文件或档案处置的法规和规范。在我国,处置用于文件管理还是一个新概念,但从相关标准规范以及国内文件档案管理的实践来看,实际工作中客观存在有相应的处置行动。一般情况下,文件档案的处置被等同于文件档案的鉴定销毁,处置思想还停留在末端控制阶段,在处置依据和处置行动等各方面均有待进一步完善。树立基于ISO15489的文件全程处置意识,建立系统全面的文件处置方案十分必要。

本文通过中国期刊网,以文件/档案处置、保管、销毁、归档和移交等为检索词进行题名检索,通过对检索结果的分析,可以得出,国内学者对文件或档案处置以及相关处置行为已有较多的研究,但主要集中在保管、归档和移交等处置行为,而对文件处置的整体规划或全面性研究较少。

对检索到的关于文件处置的13篇文章进一步分析,发现其中4篇是对美国国会1943制订的《文件处置法》的编译,有1篇是介绍记录文件处置过程的文件处置单应随同文件一起立卷归档;①其余8篇都是关于1931年瞿秋白起草的《文件处置办法》的解读。但该办法遵循的是末端控制的文件处置观,并且内容简单,处置对象局限于党政机关档案,已不能适用于目前的文件处置工作。

对检索到的关于档案处置的86篇文章进行分析,其中《待销毁档案的处置与出路》一文是对吴绪成等在《中国档案》2007年第6期撰写的《馆藏档案存“毁”鉴定后的处置与出路》的介绍,指出那些经鉴定拟剔除的档案,在失去所谓的档案保存价值以后,往往还可能有文物价值、教学价值、展览价值、收藏价值等,由此提出了退回原档案形成单位、开展馆际交流、用于教学、用于展览和进入文物市场流通等5条出路;还有《“微机档案”处置初探》一文是对上世纪90年代中后期电子文件逐步普及后,电子文件管理现状和管理出路的探讨;除了上述两篇文章之外,其他84篇文章都是对1998年3月5日由国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局联合发布的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的相关介绍。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》用以规范国有企业在资产与产权变动中的档案处置行为,防止国有资产和档案的流失。该办法中提到的处置等同于管理,不是本文研究的文件处置。

二、我国文件处置存在的主要问题

调查研究揭示,我国没有统一的文件处置政策法规,相关法规和标准规范中对文件处置的规定不够全面和具体。目前国内对文件处置的系统性研究较少,与ISO15489中国际通用的文件处置概念相比存在一定差异,文件处置中存在以下主要问题:

(一)处置行动不全面

在国内出台的标准规范中,对文件档案处置指的是对保管期限满的文件档案的鉴定和销毁,没有考虑其他的处置行为。

依据ISO15489的处置定义,处置行动包括继续保管、销毁或移交等。因此有必要引入ISO15489国际文件管理标准,建立全面系统的文件处置观。

(二)处置法律权限不明确

我国已有的标准规范没有明确规定处置法律权限,即没有明确规定哪些机构有权力处置哪些文件。根据ISO15489的要求,处置状态确定和实施处置行动应该在授权的情况下进行。要求在做出处置决定或者采取处置行动之前必须遵循以下原则:

1.文件的保管、转移或者销毁工作必须经过授权;2.文件的保管、转移或者销毁工作必须遵循经过批准的规定、程序进行;3.文件的保管、转移或者销毁工作必须明确各执行主体的责任。

(三)文件鉴定滞后