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基于网络的开放档案目录探究

2013-01-10

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基于网络的开放档案目录探究

基于网络的档案开放目录是指档案网站提供的以馆藏为检索内容,以档案信息为处理对象并以计算机网络作为传输载体、以原文信息或著录项信息作为检索结果的网络信息检索系统。这是档案利用工作从手工检索过渡到计算机检索的重要表现形式。利用者通过网络对档案馆数据库的档案信息实现远程检索,从而达到在线利用档案的目的。档案开放目录比较全面反映档案馆馆藏信息,“不仅可以使用户进行远距离检索,降低检索成本,提高检索效率,而且可以及时反映档案信息的变化情况,不存在时间上的延迟”。

一、我国档案开放目录的发展现状

目前,我国大部分档案网站都推出了档案开放目录,有些还停留在原始的目录浏览阶段,为纸质版本的数字化,但多数已建立起具有查询功能的检索系统。国家级档案馆的在线数据库尚未建立,从省、市、区(县)三级档案馆网站的档案开放目录来看,各地建设水平参差不齐,部分系统有一定亮点,但整体质量不高。

(一)国内开放目录典型调查

本文以北京、上海、辽宁、沈阳、绍兴和青岛等地的档案开放目录为典型案例,进行了调查统计,见表1。

(二)典型案例分析

除以上几个网站外,对比全国多个开放目录的内容及功能可知:

 

 

1、档案种类

文书档案是档案开放检索的主体,但提供全文使用的网站很少,部分网站对这些文书进行扫描,以图片格式保存后提供线上利用,如北京市档案馆的全文阅览系统。其次,照片、录像开始加入到系统中,有些照片提供免费查看并可下载,视频的可链接率较低,但可看出档案馆开始重视对多媒体信息的提供。

2、数据内容

目前几乎所有的档案馆都提供革命历史档案、民国档案及建国后档案,政务色彩较浓,对特色档案的开发不够。北京与沈阳的劳模档案、沈阳与上海的工商档案、北京的诉讼档案、大连的调配书、湖北的辛亥革命档案以及福建省档案馆包括体育、地政、海关、禁毒、闽台关系、名老中医等多达59个专题档案材料的提供给各级档案馆开了个好头,但就全国范围来讲,专题档案检索依然任重而道远。

3、著录层次

很多系统都在档案题名上建立了二次链接,但著录项大多数为责任者、形成时间、发文单位、文件编号、档号等几项,缺乏其他描述。然而也有比较出色的,如上海档案馆网上检索服务系统。对每个文件,系统都提供了详细的文件著录项目,并可链接查看所属全宗、类别、案卷的详细信息。

4、检索功能

档案检索大体可分为案卷级和文件级两种,案卷级在数量上比文件级占优。系统的设置通常将这两个类别分开,利用者需要在不同的数据库进行检索。上海的查询系统给这些数据库提供了统一的检索入口,利用者可以选择案卷级、文件级或者对所有档案进行查询,不受档案著录层次的限制。另外值得一提的是,上海开放目录采用文件夹内层层浏览的形式,使利用者在直观感受档案组织层级的同时,随时在每一层级内查询所需档案,既增强了灵活性,又可提高目标针对性。

5、检索效率

虽然几乎每个系统都提供了关键词检索,但目前所谓的“关键词检索”实质上只是对文件标题进行检索,且加上著录质量总体不高,特别是很多照片档案都没有详细描述,在这种情况下,检全率低成为各系统普遍存在的问题。

6、提供方法

由于库藏量小,特别是数字化信息在系统中所占的比例还很小,很多开放目录都无法提供高吸引力的档案资源。绍兴市档案信息网通过开放目录与网站栏目“视频点播”的对接,实现“绍兴新闻视频库”库藏的在线观看,与辽宁的“声像档案”出自同一原理,这种站点资源与目录系统的整合值得注意。

7、资费标准