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有关电子文件管理标准体系的思考

建立科学、合理的电子文件管理标准体系，既是对电子文件实行有效管理的前提，也是目前电子文件管理研究面临的一个重大挑战。近年来，人们普遍认识到，电子文件管理标准是确保电子文件管理目标得以实现的有效途径，相应标准的制定在国内国际都得到了一定的重视。

一、电子文件管理标准体系构建的理论基础

1、英国国际数字保管中心电子文件生命周期模型

电子文件标准体系的设计必须要有理论基础，其中文件生命周期模型在文件、档案领域历来是理论研究的基石。2008年，《国际数字保管期刊》(International lour-nal of Distal Curafion)发布了英国国际数字保管中心(Distal Curafion Centre)研究提出的电子文件生命周期最新模型，该模型在国际标准《ISO 14721：2002开放档案信息系统参考模型(OAIS)》的总体框架下，根据电子文件的自身特点，建立了电子文件生命周期模型，见图1。

 

 

该模型将电子文件生命周期流程分为两个层次：电子文件核心流程层和特定流程层。核心流程层指贯穿电子文件整个生命周期的流程，即电子文件的整个生命周期都需要进行的流程活动。核心流程层用封闭圆圈表示，围绕着中心的电子文件从外至内依次为：“电子文件管理和保存”、“电子文件标准规范控制”、“电子文件长期保存计划”、“电子文件管理元数据”。这四个圈针对任何类型的电子文件，是共性流程，亦即它们是贯穿整个电子文件生命周期的。

特定流程层指仅在电子文件生命周期的某个阶段涉及到的职能活动，这些职能活动在整个电子文件生命周期中有先后顺序，所以也被称为顺序流程(Sequential Ac—fions)。特定流程层用模型外层的箭头围绕成圈表示，包括文件的“创建与接收”、“鉴定与选择”、“销毁”、“移交”、“保存”、“存放”、“利用与再使用”、“迁移”等。特定流程，由于其是特定的，所以可以根据不同类型电子文件生命周期的特殊性而有所变化。

 

 

该电子文件生命周期模型不同于传统文件生命周期模型的单层一维架构，分为了核心流程层和特定流程层两个层次，其中，核心流程层相对稳定，特定流程层相对灵活，既能兼顾电子文件生命周期的共性流程，又能兼顾电子文件生命周期的特定流程，为电子文件管理标准体系的构建提供了基本依据。

2、中国特色的电子文件生命周期核心流程与特定流程

根据国际电子文件生命周期模型，结合我国电子文件管理实践，具有中国特色的电子文件生命周期核心流程与特定流程，可以设计如下：

第一，核心流程层：

(1)管理范围，是指明确电子文件在其整个生命周期所要涉及的范围;

(2)管理原则，是指制定电子文件在其整个生命周期中涉及的管理原则;

(3)逻辑文件与物理文件元数据需求，是指根据电子文件管理元数据标准捕获电子文件的管理元数据、描述元数据、技术元数据和长期保存元数据，以确保对电子文件的长期控制。

(4)保管与长期保存需求，是指在整个生命周期内电子文件的管理需求与长期保存需求，具体是指为电子文件在其整个生命周期中制定保存需求与长期保存计划，例如电子文件的鉴定需求与计划、移交需求与计划、迁移需求与计划等。

 

 

很显然，以上这些都是贯穿电子文件整个生命周期的职能活动，没有这些贯穿电子文件整个生命周期的职能活动，电子文件就无法实施具体的管理。

第二，特定流程层：

(1)概念计划阶段，主要是制定电子文件的创建计划，包括捕获方法和存储方法;

(2)创建阶段，主要是电子文件的捕获、鉴定与选择、分类、著录及电子文件的归档移交;

(3)保存阶段，主要是电子文件的接收、再次鉴定、存储、迁移及更新。该阶段应采取措施确保电子文件的真实、可靠、完整和可用，进而确保电子文件的凭证性和长期保存。

(4)利用阶段，主要是电子文件的检索利用即利用权限控制与使用。该阶段可以采用利用控制和验证电子文件真实性的方法，确保电子文件可以被特定对象利用或再使用。

(5)销毁阶段，主要是销毁不需要长期保存的电子文件。为确保电子文件的安全销毁，销毁必须遵循相应的法规、政策和指南。

以上电子文件生命周期的各个阶段是电子文件管理期间必然要涉及的阶段，各个阶段中的各项具体职能活动，是电子文件生命周期中的特定活动，具有顺序性和阶段性。

根据以上对我国电子文件管理生命周期模型核心流程层及特定流程层的设计，我们就可以形成具有中国特色的电子文件生命周期模型，见图2。