(五)制订工作预案，明确档案归档时间
重大活动的人员流动较大，甚至活动结束后人员会马上撤离。因此，档案部门要制订工作预案，提前部署档案移交工作，避免档案流失的情况发生。档案移交不要积累到最后，可随着档案的形成定期移交。例如根据监控报告显示的各部门工作的完成情况，档案部门可明确档案收集的内容、类型等，有针对性地进行档案阶段性移交。对于涉密档案，我们不能坐等到解密期，要提前了解所收集档案的具体情况，并与移交部门或移交人签订移交协议(包括涉密档案的移交时间、内容、数量等)，待解密期一到，马上进行档案移交。
(六)加强档案的宣传工作和档案的科学管理
档案部门应根据重大活动的具体情况，加强档案所有权及有关法律法规的宣传;强调档案作用的双重性，即档案对形成单位的作用和档案对社会的长远历史作用，从而消除领导及各部门工作人员的思想顾虑，保证档案收集工作的顺利进行。同时，档案部门应明确认识到，对档案的科学管理和方便利用，是对归档工作的最佳宣传形式。档案部门只有认真、科学地做好归档文件的整理、保管，并给予需求单位及个人以热情的服务，才能更有效地促进重大活动中档案收集工作的开展。