由于重大活动中成立的部门及参与人员较多，致使工作中形成的档案资料较为分散。档案员不可能挨个走访工作人员进行档案收集，而要遵循统一领导、分级管理的原则，依靠档案管理网络体系的建立与完善。具体可以根据组织机构的设立，以部门为单位，部门负责人负责统管该部门的档案工作，同时选定本部门一名或两名兼职档案员，落实具体工作。档案部门要明确网络体系中每个人的工作职责，强化相关人员的档案意识，提高兼职档案员的素质，建立正常的工作秩序。即要加强与负责人的沟通，让其随时了解本部门的档案移交情况，并使其给予该部门档案工作的高度配合与支持;还要增加与部门兼职档案员的联系，对其进行业务指导和监督检查，保证收集工作随时跟进，发现问题及时解决。在条件允许的情况下，档案部门可召集所有部门负责人及兼职档案员开展专业培训。在增强其档案意识的同时，还要传播专业知识，让其了解什么是档案、档案的类型以及规范化整理等。

(四)依靠法律和经济手段，确保档案收集齐全完整

由于部门或个人的工作内容和工作角度不同，在档案收集工作中时常会遇到分歧。这就要求档案员要加大《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的宣传，营造档案收集工作的有力环境。当分歧难以解决时，我们可对其进行法律约束和经济制约。例如对于在重大活动中实施合同管理的部门、团队或个人，我们可以运用相关合同条款约束其归档行为，明确告知其档案所有权。对于将国家所有的档案据为己有、拒不移交或私自销毁的部门或个人，将根据档案法律法规予以严肃处理。对于涉及到款项结算的部门或个人，我们就可以和财务部门协商，将档案是否移交齐全完整作为款项结算的必要条件之一。