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高校档案分类刍议之探析

一、关于高校档案分类的基本认识

1、《高等学校档案实体分类法》的历史作用与实践意义

《高等学校档案实体分类法》以下简称《分类法》的制订与实施，结束了高校档案分类各行其是、乱无章法的局面，开启了高校档案分类标准化、规范化的先河。“该分类方法以‘领域范畴’和‘内容性质’为依据将高校档案划分为十个大类(一级类目)，另设置若干二级类目，以汉语拼音和阿拉伯数字作为混合的分类代码，直观、准确、易识、易记。它的实施是高校档案管理工作的一大进步，为我们提供了一个科学实用的档案分类办法。”①高校档案分类方法的从无到有，是高校档案分类工作实践的历史转折点，是高校档案分类工作发展历程的一个重大标志，它起到了承前启后、继往开来的作用。它保证了档案室藏的完整性，促成了室藏内容的系统化，实现了室藏分类与排架的统一性。由此可见，一部高校档案分类法的实施，带动与影响了整个高校的档案管理工作，其意义是广泛与深远的。

2、《分类法》需要改革和完善

历史上产生的任何一个事物，都必然经历从新生到成熟，又由成熟到衰亡的发展过程。新事物终究要取代旧事物，高校档案分类方法也是如此。这就是事物发展变化的辩证法。

在《分类法》多年的实践过程中，在它发挥着重大历史作用，产生着重大影响的同时，人们也相继发现其存在的若干不适用的方面。姜树滨1995年在《学校档案》第3期撰文分析高校档案分类问题时指出：高校档案分类一级类目的划分，采用“领域范畴”标准，但高校部门的领域往往是多方面的，如教研室具有教学和科研两个职能，用“领域范畴”的原则划分类别，必然将同一部门在不同工作领域中形成的档案割裂，破坏了其间的有机联系。倪德云在《吉林档案》1994年增刊中撰文认为，使用《分类法》对高校档案分类，由于类目层次多，类目划分过细，除了档案不易合理排架之外，类目不便记忆、档案不便管理，还经常发生因类目交叉而难以确定具体文件归属的问题。王根健在《阜阳师范学院学报》1998年第3期论述《分类法》适用性问题时认为，由于我国高校数量众多，高校教育事业发展迅速，原有分类法没有考虑横向结合和跨专业的档案类目协调等宏观问题。从上个世纪九十年代至今，倡导高校档案分类工作深化改革，使其与时俱进的呼声日趋强烈。笔者加以概括后分为三种类型：其一是推倒重来，如倪德云等同志建议，推倒旧的分类法，建立新的分类系统，使高校档案管理发生彻底变化，面貌一新。其二是进一步规范，如王根健等人认为，改革高校档案分类法，主要应注重规范，以适应高校档案分类的标准化要求。其三是简易直观，张小蓉等人认为：新的分类法应直观易记，易于标识，便于档案检索。

二、关于高校档案分类工作改革的建议

1、应当建立正确的高校档案分类工作指导思想