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保障档案有效利用的举措之探讨

档案利用效益区别其他经济活动效益的独特性质，决定了档案的有效利用程度受到两个方面的影响：一是从档案部门来看，档案利用效益的实际增加;二是从社会利用者来看，档案利用效益明朗度的增加。因为档案利用在很大程度上既受到服务质量和服务方式的推动和促进，同时又不同于生产生活必需品消费，还取决于社会意识和利用者心理因素。因此，保障档案的有效利用，既需要从利用成本控制、利用收益增加和效果提高两个方面思考对策，也需要从利用服务的改善和利用宣传对需求的引导和激发角度开展工作。

一、控制档案利用成本

降低档案利用成本应该根据档案工作实际情况从两个途径实现：通过科学控制档案部门的管理成本，提高管理资源配置率，集中力量增加对与利用者满意度直接相关的工作投入;同时提供方便高效的利用服务和方式创新，从整体上间接地降低利用者利用档案的使用成本和机会成本、时间成本和资金成本。

1、控制管理者成本

在档案利用成本中，占用比例最大也最容易计量统计的成本就是档案部门投入到档案利用过程中的管理者成本。这部分投入来自于国家社会对档案部门的公益性投入，并与档案信息资源的收集、整理、保管程度和提供利用服务的力度息息相关。相对于其他社会文化事业单位来说，档案机构的硬件设备、软件设施和人员经费都相对偏低，不应进一步削减，但是现有资源的使用效率却存在可以提高的空间，尤其是目前馆藏档案耗资不薄。

目前，馆藏档案质量欠佳主要表现在两个方面：