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浅析企业文件材料收集难的原因

文件材料收集难，是当前企业较为普遍存在的问题。笔者在本文中透过文件材料收集困难的现象，对问题产生的原因进行了系统而较为深刻的探讨，提出了切实可行的应急措施。

一、文件材料收集困难的表现

笔者分别以案卷和归档文件件数为统计单位对铁路物资系统1996-2006年的归档数量做了比较。全系统1996年档案归档总数为7100卷，2006年归档总数为3104卷，下降128.7%，文件归档数量(以件为单位，下同)同比下降178.6%。又据个案分析：合肥公司1996年归档189卷，2006年归档72卷，下降162.5%，文件归档数量同比下降201.4%;兰州公司1996年归档257卷，2006年归档19卷，下降1351.6%，文件归档数量同比下降1503.7%;最突出的是昆明公司，1996年归档218卷，1999年至今未归档一卷档案。据笔者对铁路建筑、工业、工程和地方城建、市政等行业做出的调查得知，自从2004年起,越来越多的档案人员认为文件材料收集工作越来越难。近年，像过去的合同协议、统计报表、计划总结和会议文件，这些通常不编号登记的“非红头文件”，归档数量急剧下降。仅以合肥公司为例，由过去的每年七八十份减少到现在的七八份。而设备维修记录、房屋修缮形成的技术文件和地下管道维修改造形成的图纸等科技归档材料，收集工作也阻力重重。不少档案人员无奈地说，去各部门收集文件材料跟要饭一样!从总公司下属单位档案利用反馈事例也表现出了基层文件材料归档状况令人担忧的一面：总公司机关档案室每年都有数起子公司索取本单位领导人职务任免文件;上年印发的总公司未批复的重要请示文件，过一年后需重新办理请示事项，急待总公司传真;甚至一些批复文件后附的工程项目图纸、科技成果奖励文件，技术专业任职资格类文件因未归档，也向总公司档案室索取。

二、文件材料收集难的一般原因

1、部分企业档案部门撤销，档案管理职能难以发挥。