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浅谈区县专业档案管理及归属流向

2013-01-09

(一)加强对专业档案监督管理的建议

1、定期开展档案资源普查。由国家或市级档案行政管理部门在档案统计年报之外,定期(如5年或10年)组织各级档案部门和业务主管部门开展对专业档案资源的全面普查,在调查研究的基础上,制定专业档案资源管理与建设的对策与措施。

普查应着重了解各类专业档案形成、整理、保管、利用以及归属流向的情况。普查项目应尽可能详细、具体,如形成情况应了解每类专业档案的具体文种、形成部门、年均形成数量、现有数量等;整理情况应了解整理特征、所用装具、如何编目、整理归档后是否需要动态管理等;保管情况应了解专业档案库房设置、保管条件、管理机构及人员等;利用情况应了解利用对象的控制、利用方式及利用时效的特点等;归属流向应了解各类专业档案有无归属流向的具体规定、专门档案馆或部门档案馆设置情况、有无销毁到期档案的具体规定或处置办法等;监督指导关系应了解档案管理部门和业务主管部门在哪些管理环节存在缺位、错位并广泛征集形成部门的意见、建议。只有搞好普查,全面、深入地把握情况,才能科学合理地制定专业档案建设规划和管理措施。

2、切实加强对专业档案的监督管理。专业档案管理是各行业、各部门文件与档案管理的重要组成部分,是国家和社会的重要信息资源。面对数量庞大、类型复杂、分布广泛的专业档案,必须站在国家档案资源建设的高度,从管理体制、规范标准等方面,按照档案工作的基本原则,充分考虑专业档案的特点,切实加强对专业档案资源的管理与建设。

要针对各类专业档案管理的缺位、错位、越位问题,全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合档案馆与专业档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工,形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的管理体制。要依法健全、完善专业档案管理的政策、法规、规范、标准,推进各类专业档案管理的标准化、规范化建设,维护专业档案的连续性和整体性,有效地支持专业活动的正常开展,积极发挥专业档案的社会作用。要在继承专业档案管理成功经验的基础上,注重制度创新,根据各类专业档案形成、保管、利用的新情况、新特点,创新管理理念和模式,既要坚持统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、方便社会各方面利用的原则,又要尊重专业档案的自身属性和特点,创造有利于各类专业档案资源建设、管理、利用的新形式。当前加强专业档案管理的重点是要从国家档案资源建设的全局出发,协调各方面关系,全面梳理各类专业档案的归属与流向,落实市、区、县档案局(馆)和专业主管部门监督、指导、接收专业档案的职责和档案形成部门积累、整理、移交专业档案的职责,推动各类专业档案管理活动的有序开展。

(二)关于专业档案归属流向的建议

以各级国家综合档案馆为主、专业档案馆和部门档案馆(档案管理中心)为辅,健全、完善我市档案馆网布局,合理设计、统一规划全市专业档案资源的归属与流向。从全市档案事业统一领导、分级管理、条块结合的层面,构建“结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息的能力、为社会各方面提供优质服务”的档案馆群,形成各类国家档案资源建设协调发展的格局。

1、设立若干专业档案馆

专业档案馆是按专业设置的,收集和永久保管特定领域或者特殊载体档案,并向社会提供利用的档案保管机构。《全国档案馆设置与布局方案》规定,省(自冶区、直辖市)以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆,按照重点加强各级国家综合档案馆的原则,由同级档案行政管理部门负责统筹规划,报同级人民政府批准,并报国家档案局备案。

目前,我市设置的城市建设档案馆,是收集、管理和永久保存城市规划、建设有关档案的专业档案馆。还可以根据需要设立若干专业档案馆,收集、管理和永久保存特定领域或者特殊载体的档案,以加强专业档案的管理与建设。

2、设立若干部门档案馆(档案管理中心)

部门档案馆是专业主管部门所属的,收集、管理本部门及其直属机构档案的档案馆。《全国档案馆设置与布局方案》规定,省(自治区、直辖市)以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门,根据实际情况需要设馆的,由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则,统筹规划并报同级人民政府批准。

目前,我市设有国家安全局档案馆,收集并永久管理本部门及直属单位形成的档案。《北京市档案馆设置和布局方案》规定,市高级人民法院、高级人民检察院、公安局可以设置本部门档案馆,收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案,在本部门档案馆保存50年后向市档案馆移交。某些形成专门业务和科学技术档案数量大的市专业主管部门,可以成立本部门档案馆,收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料,但其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案,按规定向市档案馆移交。

可以考虑设立市公、检、法部门档案馆,并在其他实行垂直管理的市专业主管部门,如工商行政管理局、质量技术监督局、药品监督管理局、国土资源管理局等部门,设立部门档案馆,收集、管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料,以及由所属区县分局形成的需要按行业整合的专业档案。其所属的各区县分局在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的文书档案,仍按原规定向区县综合档案馆移交。

3、在区县专业主管部门设立专业档案管理中心

可以考虑在专业档案数量大,增幅快,整理、鉴定和利用方式特殊的区县立档单位设立由专业人员直接控制和使用的专业档案管理中心,实施集约化和过渡性的专业档案管理,接受本单位档案行政管理部门的监督。对其保管的已失去现行管理功能、需要作为历史记录长久保存的档案,应当向本单位综合档案室移交或通过综合档案室向档案馆移交。

设立若干市和区县专业主管部门档案馆或专业档案管理中心,一方面是根据专业档案对于形成者具有突出的现实管理意义,及专业档案作用领域的有限性和作用对象的稳定性等特点,把具有现实使用功能和工具意义的专业档案置于最需要经常查找、利用的场所,保证专业档案特殊利用对象频繁利用的需求;另一方面,通过规范各类专业档案的终极归属和过渡性保管职责,把专业档案管理纳入国家档案资源管理与建设的整体格局中,通过专业档案管理机构的积累、整理、编目、鉴定等活动,为最终把具有长远历史研究价值的专业档案移交给综合档案馆打下良好的基础。随着国家政务公开工作的推进,各类专业档案保管机构也必将根据有关法律、法规的要求,在各自的范围内履行向社会提供档案利用的职责。

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