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浅议档案利用实效的统计

档案工作的根本目的是最大限度地发挥档案的作用，便于社会各方面的昶用。基层档案室在提供利用工作中，存在着不重视档案利用实效统计的问题，影响着社会档案意识的提升和档案工作的可持续发展。笔者认为在档案室基本利用情况统计的基础上，更重要的是着手了解和掌握档案利用的实际效益，了解利用目的和所产生的社会效益和经济效益。

一、档案利用实效统计工作的重要作用

(一)有利于判定档案的价值和作用

档案的价值和作用体现为它对现实工作所产生的影响和效益。如果档案不被利用，再有价值的档案都没有保存的意义。档案在提供利用过程中，可以检验出其是否具有保存价值，并判定其作用的大小，档案利用实效的统计工作可以有效地将这一检验与情况记录下来。

(二)有利于到期档案的再次鉴定

众所周知，档案的保管期限分为永久、定期两种，对于保管期限已满的档案，就要对它们组织再次鉴定，判定销毁与否。而档案利用实效的统计情况，是再次鉴定时必须考虑的一个重要因素。对于那些利用频率高、利用周期长的档案，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限;反之，利用频率较低、利用周期短的档案，到期后即可进行销毁。

(三)有利于了解档案利用需求，拓宽利用渠道

通过对档案利用实效的收集与统计，可以进一步了解社会利用档案的需求以及利用者的心理，从而改进我们的服务方式，拓宽档案提供利用的渠道，使更多的社会公民了解档案，熟悉档案，利用档案。

(四)有利于编发档案利用实例，扩大档案宣传

通过调查和统计档案利用实效，将一个又一个的利用实例筛选与整理出来，并编印成册，发至单位领导和各个业务部门，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作如何重要强得多。尤其对不了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，更是一个有实际意义的宣传和教育，通过档案提供利用产生实际效益的例证，使他们了解档案并支持档案工作。

(五)有利于体现档案部门的工作实绩

档案工作的业务环节有多个，档案信息资源的开发利用是整个档案工作的终极目标。而要衡量档案部门的工作实绩，就是要看静态的档案信息资源产生了多大的动态效应，看利用者通过档案利用解决了多少工作中的实际问题。如果档案部门在统计工作中，既统计利用人次、卷次等基本数据，又统计档案利用所产生的实际效益，那么档案部门的业务工作实绩就会有血有肉，档案部门的生存和发展也就有了坚实的基础。

二、档案利用统计中存在的主要问题及原因分析