探究电算会计的反记账实现方式

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无论在手工会计系统还是在计算机会计系统中，都要根据已审核的记账凭证登记账簿，称之为记账。而反记账是将已经登记入账的会计数据予以取消，使之恢复到记账前的状态。它是记账的逆操作，也是计算机会计系统独有的一个概念。会计软件中要不要设反记账功能，一直存在激烈的争论。笔者认为，反记账是计算机会计系统在处理经济业务数据发生错误时予以更正的理想方式，不过在设计时必须充分考虑到反记账功能的不足之处，对其使用设置严格的限制条件。

1 电算化会计的反记账作用分析

反记账在下述三种情况下有着无可替代的作用。

1.1 大量的错误凭证被登记入账这种情况在计算机会计系统投入使用初期(尤其在试运行期间)非常容易发生。如果没有反记账功能，则只能编制大量的错账更正凭证予以更正，从而导致账簿中存在大量的冗余信息，影响会计信息的使用。从审计的角度来看，当审计人员查到一笔又一笔的错账时，这些错账也许在后续的凭证中进行了更，但仍会使审计人员对错误产生麻痹思想，影响审计工作效率。如果有反记账功能就可以先取消记账，把错误凭证全部更正后再重新记账，账簿中的冗余信息就可以大大减少，账簿信息就会简洁明了，便于利用。

1.2 账证不符在电脑会计信息系统中，记账实质上是将记账凭证库的有关数据转入账簿数据库中，而且正式过账前要先对记账凭证进行平衡校验，以保证其正确性，所以账证一般是相符的。但是当计算机会计系统遭受电脑病毒的侵袭，或者存放会计账簿数据的电脑硬盘扇区遭受物理损害，或者账簿数据库在没有启动电脑会计软件的情况下被人为非法篡改时，就完全可能导致账证不符。如果是凭证有误，则不管账簿记录是否正确，均应先取消账簿记录数据，再对错误凭证———进行更正，审核无误后重新登记入账。

1.3 记账过程意外中断在手工会计中，记账人员只需接下去登记就可以了。但在计算机会计系统中，记账是由电脑自动进行的，当意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记账过程意外中断时，财会人员无法了解电脑到底已经登记了多少张凭证，因而也就无法在系统恢复正常后继续登账。也许从理论上说，精通电脑和会计软件的人能通过查询账簿数据库记录等方法获知记账过程中断时已登记的凭证数，但对普通的会计人员来说，这是不现实的。况且即使获知记账过程意外中断时已登记的凭证数，会计软件也不允许接着记账，唯一的办法就是设置反记账功能。对此，《会计核算软件基本功能规范》也规定，会计软件“应当具有在电脑发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能”。显然，要恢复到“最近状态”就需对最后一次记账进行反记账。

2 电算会计的反记账功能操作

反记账功能显然不是一个常用的功能，它只有在前述三种特殊情况下才能使用。如果滥用反记账功能，则不但影响会计处理的严肃性，也会大大增加工作量。许多人就是以此为由反对在会计软件中设计反记账功能。因此，对反记账功能的使用必须严格限制。其限制条件至少必须包括：

2.1 操作者必须是得到系统管理员授权的原记账人。在计算机会计系统中，记账人员应对账簿的正确性负完全责任，谁记账有误就只能由谁负责更正。设置反记账功能的目的，就是取消部分甚至全部的错误账簿记录后重新按正确数据记账，从本质上讲，这是对错账的一种更正行为。为了保证记账操作的严肃性，避免滥用反记账功能，操作者必须得到系统管理员授权后才能进行反记账。