三、提高独立学院办公室工作效率的途径

根据本文对办公室职能的定位和目前办公室管理中存在的主要问题的分析，提高独立学院办公室的工作效率，应该从以下方面入手：

(一)变被动为主动，提高服务意识

首先，办公室人员要增强自己的服务意识，要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的，要变被动的服务为主动服务，主动承担起自己的参谋助手职能，认真调查、收集、筛选、分析对学院发展有价值的信息，供领导研究，为领导献计献策。同时，也要主动地为全体老师和全体学生服务。其次，要提高服务的本领，办公室的工作涉及面广、工作量大，如何在繁杂的工作中做到有条不紊，让师生满意，这就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务，掌握相应的服务技巧，优化服务程序，使服务工作既及时周到又不出差错。

(二)建立制度，形成良性运作机制

办公室工作要适应高等教育改革的需要，就必须加强制度化建设，使员工有章可循，有章可依。一是完善日常工作制度，明确权责分配。要做到事事有人管，人人有事干，同时也必须强调协作精神，做到分工不分家，有事大家帮，员工之间能够互相支持和帮助。二是制定完备的工作程序，照章办事。面对如此繁锁的日常工作，如果没有一个合理的工作程序，很容易导致事倍功半、效率低下，所以学院必须对办公室的工作程序有一个明确的规范，对接待事项、印章使用及管理、文件管理、档案管理等都要明确其操作程序和流程，才能做到有条不紊，忙而不乱。三是员工要提高监督与自我监督意识，灵活督察方式。有良好的规章制度还需要通过有效的监督将它执行到位，否则再完备的制度也只是一纸空文，所以办公室负责人要把颁布的学院管理文件落实到位，用制度来约束人。四是鼓励先进，惩罚落后，调动职工工作积极性。能否调动员工的积极性，是提高整个学院办事效率的前提，因此领导要善于激励，赏罚分明，并将它上升到规章制度，在工作中通过某种外部的激励，激发被管理者的工作积极性。

(三)鼓励创新，摸索新的工作思路

创新是社会进步的动力，同样创新也是提高工作效率的有力武器。对于办公室的工作，工作人员最为了解，如何精简步骤，化繁为简，也只有工作人员最熟悉。让员工提建议，鼓励他们进行创新，只要能够更好地促进高校办公室的工作，就要敢于突破陈规戒律，放开手脚去干。所以我们可以把提合理化建议的制度运用到办公室的管理中，建议一经采纳，就进行适当奖励。

(四)努力提高管理人员的综合素质

员工的素质直接决定工作效率与质量，作为办公室工作的执行者，他们必须具备以下方面的素质：良好的政治修养，良好的沟通能力和协调能力，良好的文件管理能力，较强的文字功底，能够熟练操作计算机，扎实的专业知识等。目前高校办公室管理队伍中高教管理专业出身的较少，部分办公室管理人员缺乏相应的技能，所以对这些人员进行专业技能培训就显得格外重要，通过培训补上高等教育理论、行政管理或计算机专业知识，提高工作人员的整体素质。另外，尽快推广高校管理职员制度，根据管理干部的资历和实际工作能力，合理确定管理人员的级别，对不同级别、不同岗位的工作人员，提出不同的岗位要求和工作内容，进行规范管理。

(五)“软硬兼施”，运用现代化办公设备

办公现代化是高等教育改革与发展的需要，它直接推进了办公室工作的科学化，也提高了办公室的工作效率，可为学校节省大量人力和物力。首先，针对办公室外来人员较多、容易拥挤的现象，应该合理规划与设计办公室，努力为员工营造一个宽松、舒适的工作环境。其次，配备现代化的办公设备，如电脑、复印机、扫描仪等硬件设备，条件允许的情况下还可以引进现代化的办公软件。先进的办公条件可以加快信息的传递速度，降低传递成本。最后，办公室人员要自觉树立现代管理意识，通过自身的学习，努力适应现代化的办公手段，推进无纸化办公，最大限度地提高工作效率。