关于高职院校行政秘书的队伍建设

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高职院校，是高等职业院校的简称，是高等学校的重要组成部分。从世界范围看，高等职业教育是经济社会发展到一定阶段出现的一种新型高等教育，是和传统普通高等教育有着不同质的另一种类型的高等教育，是以培养具有一定理论知识和较强实践能力，面向基层、面向生产、面向服务和管理第一线职业岗位的实用型、技术型和技能型专门人才为目的高等教育，是职业技术教育的高等阶段。随着学校的升格，学校的行政机构随之完善健全，分工明确细致，在推行院系两级管理的同时，二级机构人员配置相应得到完善。行政秘书作为二级机构办公室的窗口，已成为高职院校不可或缺的岗位，发挥着越来越重要的作用。

一、高职院校行政秘书队伍建设的现状

1.高职院校行政秘书角色定位不明确

一般而言，辅助性和服务性是秘书工作的显着特征，但是关于高职院校行政秘书究竟应该为领导提供哪些服务，缺乏明确规范，往往根据领导的需求和秘书的理解来确定，这就导致秘书角色的模糊和错位，使得一些本属于秘书的工作由领导来做，或者秘书过分主动地承揽了领导的工作，从而影响领导作用的发挥。

2.高职院校行政秘书队伍整体素质偏低

从整体上讲，高职院校行政秘书队伍素质偏低，主要表现在两个方面。第一，业务素质偏低。首先表现在学历上，大多行政秘书都是从其它岗位调配上去的，本身并非本专业出身，有些甚至没有大学文凭，整体学历偏低。其次表现在实践业务上，秘书工作的范围较其它工作来说较广泛，而且讲求实效性，综合性，所以在实践操作中需要秘书知识和管理学、档案学等其它各类知识相结合，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。但就目前而言，不少担任行政秘书的人员并非本专业出身，在工作前也没有经过专业的培训，没有更多的实际管理经验，理论和技能都严重不足。第二，心里素质偏低。首先表现在接受岗位的不情愿，因为大部分行政秘书的人员都是由领导调配的，有时并非是他本人的兴趣爱好，为了工作不得不担任，所以有些人会对自己从事的工作有不满、抱怨，自我忽视，产生厌烦情绪，在工作时并没有多大的激情，有种得过且过的感觉，缺少了主动性和创造性。其次表现在心里承受能力偏低，行政秘书的工作在很多时候是比较繁琐、枯燥又不断重复的，在工作中变得缺乏耐心，易怒和冲动，有时候碰到一个问题第一次尚能认真对待，但诸如此类的问题连续出现就会变得焦躁，甚至对同事和教师大加指责，使人际关系变得紧张，正常的工作无法开展。

二、高职院校行政秘书的岗位职责

行政秘书是院(系)行政工作的主要承担者，起着协助院(系)领导管理本系内务、调查研究、上传下达与协调关系的重要作用。这就决定了行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作作风;具备真才实学及良好的心理素质;具备敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力。为了适应形势的发展和社会的需要，行政秘书必须努力提高自己的专业能力及业务技能。

1、会务工作。做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要;负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作;做好院系承担的其他会议的各项服务工作。

2、内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作;协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划;负责全系教师的考勤，加班统计工作。

3、文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件;负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作;负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作;制定系部有关的规章制度。

4、财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作;负责领发系教职工的奖金、福利等;负责领发系教职工办公用品;负责登记、保管和检查本系财产。