简论新建高校行政秘书现况

【摘要】随着新建本科院校的行政机构完善健全,分工明确细致,在推行校系两级管理的同时,二级机构人员配置相应得到完善。行政秘书作为二级机构办公室的窗口,已成为新建本科院校不可或缺的岗位,只有不断加强行政秘书建设,才能适应学校改革和发展的需要。全文分析了新建高校行政秘书队伍建设的现状,有针对性地提出了加强行政秘书队伍建设的措施。

【关键词】新建高校;行政秘书;队伍建设

行政秘书作为二级机构办公室的窗口,已成为新建本科院校不可或缺的岗位,作为学院(系部)日常行政事务的管理者,行政秘书要肩负参与政务、管理事务、沟通上下、协调左右、联络内外的责任,其工作能力与综合素质直接关系到学院行政管理的质量与效能。行但随着高等教育大众化、市场化、信息化,我国新建高校普遍存在建校和升级的时间短,资源紧张等问题,往往把主要精力放在师资队伍的培养或教学基础设施的建设上,而忽视了教学管理队伍建设。目前新建高校行政秘书队伍建设还存在诸多问题。必须正确认识这些问题,并提出行之有效的对策,才能提升高校的社会形象,推进高校秘书队伍建设从而适应快速发展的高等教育的需要。

一、 新建高校行政秘书队伍建设的现状

1、服务意识不强,业务素质不高

新建高校行政秘书工作量大面广,责任重,要求高,不仅要处理办公室业务,还有会务安排、协调、监督等工作。特别是有些人片面的认为,高校行政秘书在高校里地位低,待遇低,工作任务重,每天都是在做一些“婆婆妈妈”的事情,没有什么前途,于是在工作中消极应付,往往是“做一天和尚撞一天钟”、“身在曹营心在汉”。加之,用于业务学习和理论思考的时间常常被繁杂的行政事务挤占,没有时间潜心于理论学习和研究。因此,相当一部分行政秘书缺乏管理专业知识、技能的训练,许多人仍停留在就事论事解决问题的经验管理水平。另外,有相当数量的人从事行政工作,却没有从感情上把它当作甘心为之奉献的事业,而只是作为自己的铁饭碗。有的人虽然学历高而面对最基本的文字处理和信息交流工作,由于学科背景和专业的局限,也很难从容应对,在工作中常常墨守成规,任凭自己感觉做事。

2、领导不够重视,队伍结构不合理

新建高校行政秘书现况注重数学、轻管理的现象。由于对新建高校行政秘书队伍建设的重要性认识不足,在相当长的时间里,认为行政秘书是事务性工作,可替代性很强,人员配备上随意性较大,人员来源构成复杂。行政秘书主要由以下三部份人组成:一是学校为了优化教师队或者是减少其他岗位调配过来的人员,使得专业不对口。二是引进高层次人才的随调人员。三是近两年来各个高校新进的人员能够走上讲台的必须是博士学位,而有不少硕士毕业生为了有一个所谓的“铁饭碗”硬是挤进来充当了非主体系列人员。这些人员构成中学历不对称,职称不对称。加之,工作业绩难以衡量,往往是干好了也没人知道,失误了会受到领导的批评和教师的指责,不少人片面的认为秘书职业发展前景差,新建高校的此种做法严重影响了行政秘书队伍的健康发展,并在某种程度上导致了行政秘书队伍结构的不合理性。

二、加强行政秘书队伍建设的措施

1、树立创新服务意识,重视业务能力培养

第一,政秘书要充分认识行政秘书工作的意义,要认识到行政秘书工作虽然苦,但是很光荣的。要树立工作自豪感和自信心,做到干一行,爱一行,精一行,钻一行。高校行政秘书应当树立良好的服务意识。不仅要做到“你交我办”,更要加强对问题的预见性、处理问题的主动性,提高服务质量。第二,增强业务素质和创新意识。现代社会是知识和信息社会,高校行政秘书要适应社会发展,就必须具备深厚扎实的业务功底,扩大知识面,完善知识结构,勤于学习,善于思考,勇于实践。尤其在当今数字化、网络化的信息时代,更要加强对高新技术的学习和应用,提高工作效。第三,由传统的被动处理事务性工作向创新工作方式转变。要解放思想,不断增强创新意识、实效意识、质量意识和开放意识;要善于当高参、谋大事、顾全局,为领导提供高质量的服务;要以开阔的视野,全方位,多角度地审视思考新问题,拓展思路,实现工作上的新突破。

2、高校领导要转变思想观念,重视行政秘书队伍建设