秘书的无约接待从事无约接待工作需要注意方法与技巧，既要热情接待、礼貌送客，又要坚持原则，并讲求方法灵活，为领导分忧。

接待工作是秘书的常规性工作，是组织沟通内部的“桥梁”，联系外部的“窗口”。从某种意义上讲，秘书的接待工作，是单位的门面喉舌，是塑造组织形象的重要途径。接待工作对秘书的综合素质要求相当高，它不仅要求秘书具备良好的个人素质，如精神状态、言谈举止、着装打扮等，更需要秘书掌握接待工作的基本方法、技巧，才能保证接待工作的成功。而成功的无约接待，更需要一个秘书良好的素养，娴熟的技巧，临危不乱的心理素质，机敏应变的能力，既能为领导排忧解难，又能让客人满意而归，塑造组织形象，维护组织信誉。

一、对无约接待的基本认识

无约接待是相对有约接待而言的，“在接待来访工作中，当有特邀的客人或代表团来访，工作单位应安排人员接待，这是有约接待，即指事先与组织有约定的接待工作。还有一种是事先没有约定的、临时来访的接待工作，称无约接待。” [1] 无约接待是秘书接待工作的重要组成部分。

(一)无约接待的特殊性

1.无约接待客源的复杂性。在无约接待中，秘书接待的客人既可能是政府官员，也可能是新闻媒体，既可能是合作伙伴，也可能是竞争对手，既可能是外宾，也可能是内宾，既可能是熟悉的人，也可能是陌生的人，既可能是上级单位，也可能是下级单位，他们可能在国别、职务、身份、性别等很多方面具有复杂的特征。

2.客人来访目的多样性和无法预测性。无约接待不同于有约接待，秘书会提前知道客人来访的目的，并根据其目的做好充分的准备工作，尽量做到接待工作的完满和万无一失。而无约接待由于客人到来之前没有给组织和秘书任何的来访提示，是贸然来访，所以秘书无法提前预测客人来访的真正目的，是属于常规的业务工作的来访，还是非常规的来访，是受欢迎的客人，还是不受欢迎的客人，所有的这些秘书都一概不知，所以无法做好接待前的准备工作，这无形当中增加了接待的难度。这就需要秘书具备较高素养，娴熟的接待技巧，临场发挥，随机应变，机敏应对。

3.接待方式方法的多样性和技巧性。由于客人的身份地位的复杂性和来访目的的多样性，就决定了秘书在接待的时候不能采用相同的接待方法，或者自己解决客人的问题，或者让相关领导接待客人，或者替领导挡驾等等，要具体情况具体分析，不能一刀切。另外，由于无约接待的无法预测性以及客源的复杂性，所有的这些都要求秘书有一定的接待技巧，才能保证让客人满意，让领导放心、满意。

(二)无约接待的基本作用

1.保障作用。社会组织一直处于与其他组织和个人的交往之中，有交往就有接待，接待以交往为前提并为交往提供保障。而无约接待是秘书接待工作的重要组成部分，搞无约接待工作，一方面不仅可以保障组织的正常交往、运转，另一方面还可以替领导排忧解难，保障领导的正常工作不受干扰。

2.公关作用。秘书人员在无约接待工作中，同时也发挥着公关工作的作用。接待工作质量的好坏，客人的满意与否，不仅关系秘书人员的个人形象，同时更在塑造着组织的形象。

3.信息收集与沟通作用。在无约接待工作中，秘书人员要与来访的客人交谈、沟通、交流，既要向对方传递其所需信息，又要从对方了解情况、收集信息，必要时还要向领导和有关部门传递信息。　4.“替补”和“挡驾”作用，即在不需要领导者出面接待时，或在领导外出或无法抽身时，由秘书人员直接接待客人，起“挡驾”作用和“代理”作用。

二、无约接待的方法与技巧