11.办公物品中申请表需要有( )签字才有效。
A.使用人、领取人、发放人
B.使用人、批准人、发放人
C.使用人、领取人、批准人
D.领取人、批准人、发放人
【答案】D
【解析】办公物品中申请表需要有领取人、批准人、发放人签字才有效。使用人签字是无效的。
12.秘书经常使用的收件日期戳属于( )。
A.装订用品
B.归档用品
C.专用易耗品
D.笔尺类用品
【答案】B
【解析】办公用品范围包括5类：①纸簿类——复印纸、带单位抬头纸、便条纸、标签纸、复写纸、信封、笔记本、收据本;②笔尺类——各类笔、橡皮、尺子、修正液;③装订类——打孔机、订书机、剪刀、纸刀、起钉机、胶带、书钉、大头针、曲别针;④设备易耗品——打字色带、复印碳粉墨盒、计算机磁盘;⑤归档用品——文件夹、档案袋、收件日期戳等。
背景说明：你是赛迪宝公司行政秘书吴燕，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
13.为了加强公司内部信息沟通，请你将下列内容写出，明天交给我。
(1)处理电话留言的原则是什么?
(2)设计一份来电记录表样式。
参考答案：
处理电话留言的一般原则：
(1)简洁：要抓住要点，让收受人一看就明白。
(2)完整：要非常仔细地记全日期、时间、数字等重要信息。
(3)准确：对双方的姓名、对方单位、电话号码、来电日期、时间、内容等确保准确，及时送达留言。
来电记录表样式：
来电/来电方记录单 □紧急程度
接受人姓名：
留言人姓名：
留言人单位：
□将再来电 □请您回电
□将来访 □已来访
留言内容：
记录人： 日期和时间
14.市场部的吴先生希望后天安排小面包车送10人去天津办展览，研发部的何先生希望后天安排小面包车送8人去市郊开会，现公司只有一辆11座的小面包车和1辆小客车，请你协调一下，并将处理依据和结果向我汇报。
参考答案：
根据协调工作的基本原则：协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情，通过协调力求也安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情。考虑到市场部吴先生的工作是去天津办展览，一是路途远，二是有展品，三是人数多，因此，应安排11座的小面包车给市场部;若小客车能容纳8人，则用小客车送研发部的何先生等8人去市郊开会，若不能，则可请示上司，是否可请何先生等人自行乘车，然后报销有关费用或租车前往。
15.为了进一步杜绝浪费，请你拟订一份关于节约使用办公用品的措施。
参考答案：
节约使用办公用品的措施如下：
(1)复印机：复印前由主管人员签字批准。
(2)传真机：指定人员使用传真机，做好登记并保留所有发送记录。
(3)计算机、打印机、因特网：昂贵的设备要限制使用;彩色要集中管理并由各部门独立核算成本;严格监督因特网的使用。
(4)电话、移动电话：减少打私人电话;控制国内外长途电话的使用;定期检查并核对电话账单以控制开销。
16.公司定于6月8日开始对各部门秘书进行业务培训，请您就怎样进行办公用品的发放谈谈您的看法。
参考答案：
业务培训的办公用品的发放要考虑：
(1)指定专人发放。
(2)按单位的有关制度规定发放时间。
(3)领取人填写物品申请表，并由授权人签字批准。
(4)物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、项目、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期。
(5)清点核实发放办公用品。
(6)提醒使用部门和人员节约使用办公用品。
(7)紧急需要物品时必须有相应的程序处理。
17.公司定于5月12日开始对各部门秘书进行业务培训，请您就上司不在时的邮件如何处理谈谈您的看法。
参考答案：
上司不在时邮件的处理：
(1)按收文程序处理所有文件。
(2)按上司的吩咐或习惯将文件用电话、传真或邮寄通知他。邮寄时要在邮包上连续编号。
(3)若上司吩咐不接收文件，可先把需要上司亲自处理的文件保存下来，并通知发件人得到回复的时间。
18.由于公司业务范围不断扩大，文件收发工作宜由专人负责，请你写出收发文件的程序和要求，明天交给我。
参考答案：
收文工作的程序有：签收，拆封，登记，分类。
(1)签收：对件数进行清点、核对;检查文件外包装是否完好无损，检查封套上的文字是否都应是本部门收的;最后是签收，并注明日期。
(2)拆封：将信套订在文件后;再次检查文件内容是否本机关收。
(3)登记：按收文登记簿中所列内容逐项登记;在收进的文件首页贴上“来文处理单”。
(4)分类：将信件分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内。
发文工作的程序有：
(1)对发件进行查对，不要装错信封。
(2)检查附件是否齐全。
(3)邮件分类。
(4)按邮件的类型分别填上密级、急件、特快等标记。
(5)签名。
(6)登记。
(7)按时发送。