2014年下半年秘书资格考试(五级)练习题二

2014-10-08 15:20:36 字体放大:  

11.办公物品中申请表需要有( )签字才有效。

A.使用人、领取人、发放人

B.使用人、批准人、发放人

C.使用人、领取人、批准人

D.领取人、批准人、发放人

【答案】D

【解析】办公物品中申请表需要有领取人、批准人、发放人签字才有效。使用人签字是无效的。

12.秘书经常使用的收件日期戳属于( )。

A.装订用品

B.归档用品

C.专用易耗品

D.笔尺类用品

【答案】B

【解析】办公用品范围包括5类:①纸簿类——复印纸、带单位抬头纸、便条纸、标签纸、复写纸、信封、笔记本、收据本;②笔尺类——各类笔、橡皮、尺子、修正液;③装订类——打孔机、订书机、剪刀、纸刀、起钉机、胶带、书钉、大头针、曲别针;④设备易耗品——打字色带、复印碳粉墨盒、计算机磁盘;⑤归档用品——文件夹、档案袋、收件日期戳等。

背景说明:你是赛迪宝公司行政秘书吴燕,下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

13.为了加强公司内部信息沟通,请你将下列内容写出,明天交给我。

(1)处理电话留言的原则是什么?

(2)设计一份来电记录表样式。

参考答案:

处理电话留言的一般原则:

(1)简洁:要抓住要点,让收受人一看就明白。

(2)完整:要非常仔细地记全日期、时间、数字等重要信息。

(3)准确:对双方的姓名、对方单位、电话号码、来电日期、时间、内容等确保准确,及时送达留言。

来电记录表样式:

来电/来电方记录单 □紧急程度

接受人姓名:

留言人姓名:

留言人单位:

□将再来电 □请您回电

□将来访 □已来访

留言内容:

记录人: 日期和时间

14.市场部的吴先生希望后天安排小面包车送10人去天津办展览,研发部的何先生希望后天安排小面包车送8人去市郊开会,现公司只有一辆11座的小面包车和1辆小客车,请你协调一下,并将处理依据和结果向我汇报。

参考答案:

根据协调工作的基本原则:协调时应从组织的整体利益出发,先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情,通过协调力求也安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情。考虑到市场部吴先生的工作是去天津办展览,一是路途远,二是有展品,三是人数多,因此,应安排11座的小面包车给市场部;若小客车能容纳8人,则用小客车送研发部的何先生等8人去市郊开会,若不能,则可请示上司,是否可请何先生等人自行乘车,然后报销有关费用或租车前往。

15.为了进一步杜绝浪费,请你拟订一份关于节约使用办公用品的措施。

参考答案:

节约使用办公用品的措施如下:

(1)复印机:复印前由主管人员签字批准。

(2)传真机:指定人员使用传真机,做好登记并保留所有发送记录。

(3)计算机、打印机、因特网:昂贵的设备要限制使用;彩色要集中管理并由各部门独立核算成本;严格监督因特网的使用。

(4)电话、移动电话:减少打私人电话;控制国内外长途电话的使用;定期检查并核对电话账单以控制开销。

16.公司定于6月8日开始对各部门秘书进行业务培训,请您就怎样进行办公用品的发放谈谈您的看法。

参考答案:

业务培训的办公用品的发放要考虑:

(1)指定专人发放。

(2)按单位的有关制度规定发放时间。

(3)领取人填写物品申请表,并由授权人签字批准。

(4)物品申请表包括下列细节:申请表编号、申领部门、项目、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期。

(5)清点核实发放办公用品。

(6)提醒使用部门和人员节约使用办公用品。

(7)紧急需要物品时必须有相应的程序处理。

17.公司定于5月12日开始对各部门秘书进行业务培训,请您就上司不在时的邮件如何处理谈谈您的看法。

参考答案:

上司不在时邮件的处理:

(1)按收文程序处理所有文件。

(2)按上司的吩咐或习惯将文件用电话、传真或邮寄通知他。邮寄时要在邮包上连续编号。

(3)若上司吩咐不接收文件,可先把需要上司亲自处理的文件保存下来,并通知发件人得到回复的时间。

18.由于公司业务范围不断扩大,文件收发工作宜由专人负责,请你写出收发文件的程序和要求,明天交给我。

参考答案:

收文工作的程序有:签收,拆封,登记,分类。

(1)签收:对件数进行清点、核对;检查文件外包装是否完好无损,检查封套上的文字是否都应是本部门收的;最后是签收,并注明日期。

(2)拆封:将信套订在文件后;再次检查文件内容是否本机关收。

(3)登记:按收文登记簿中所列内容逐项登记;在收进的文件首页贴上“来文处理单”。

(4)分类:将信件分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类,分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内。

发文工作的程序有:

(1)对发件进行查对,不要装错信封。

(2)检查附件是否齐全。

(3)邮件分类。

(4)按邮件的类型分别填上密级、急件、特快等标记。

(5)签名。

(6)登记。

(7)按时发送。