2013年二级秘书资格考试重点辅导:会议方案的拟订

2013-03-15 11:21:41 来源:互联网 字体放大:  

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会议方案的拟订

(一)会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:(1)确定会议的主题与议题。(2)确定会议的名称。(3)确定会议和议程。(4)确定会议的时间性和地点。(5)确定会议所需设备和工具,要满足会议的需要(6)确定会议文件的范围,并做好文件的印制或复制工作。(7)确定会议与会代表的组成。(8)确定会议经费预算。(9)确定会议住宿和餐饮安排。(10)确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

2.会议筹备方案的作用:(1)确保会议的周密组织(2)确保会议服务质量和沟通协调到位;(3)确保会议领导的意图得以贯彻执行

3.电话会议及视频会议

(1)电话会议交流信息的特点

1)电话会议:①方便灵活,准备时间短,回复迅速。②缺少身体语言,难以进行互动交流;缺少文本,难以传递大量细节信息。

③为了提高电话会议的效率,增进信息与交流,可搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)。

2)电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行,具体要求如下:1准确发出开会信息;2认真分发会议书面信息材料;3合理安排会场信息传输设备;4按时接通电话;5互相能报出席情况;6做好会议记录。

(2)视频会议

1)视频会议的特点:①声音和图像同时传送。②不受空间的限制。③节省时间、费用。④交流效果较好。⑤视频会议的交流不够深入广泛。

2)视频会议信息工作的要求

由于视频会议效率高,投入也大,因此必须高标准、严要求,踏踏实实做好会务工作。具体要求有:1 发出开会信息;2分发文件信息资料;3布置会场;4置与检查会场信息传输设备;5做好会议准备;6采用行集中后分散的形式;7汇总情况信息。

4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。

5.会务机构分工的要求

会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下:(1)要根据会议的规模和类型组织人员队伍。(2)会务机构要分工明确、责任到人。(3)加强协调,定期沟通。

(二)会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为:组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导审核方案。

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