2013年二级秘书资格考试重点辅导:档案外借

2013-03-15 11:15:36 来源:互联网 字体放大:  

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档案外借

档案外借服务是指档案管为满足某些利用需求,暂且将档案借出馆的一种服务方式。

档案外借服务应该注重以下几点。

(1) 档案的外借使用要有严格的制度,经过一定的批准手续才能外借。

(2) 借出档案时,应履行严格的交接手续,并查明外借档案文件的份数及状况,做好外借档案的登记与记录工作,文件题名、档号、页数、密级、借阅日期、归还日期及借阅人姓名、归还签收人等都属于登记内容。

(3) 在借出档案时应点交清楚,并责成借用单位注意保密和保护档案,借用单位应对所借档案的完整和保密负完全责任,保证借出的档案能完整地按时收回。

(4) 借出使用的期限不宜过长,对外借档案的数量也应做必要的控制。

(5) 档案借出后,应填制代理卡,放置在档案原来的位置上,以便掌握档案的流动和利用情况。

(6) 归还档案时,必须认真清点,检查外借档案是否有污损、拆散、撕破、抽换、散失等情况,并在借阅登记簿上注销。

(7) 档案工作人员应经常掌握档案的借出情况,督促借阅者按期归还。

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