2012秘书技能:组织会议者的工作任务

2012-12-07 09:47:41 来源:互联网 字体放大:  

【编者按】2012秘书技能:组织会议者的工作任务

1、安排议题

先急后缓,即把急需解决的问题排在前边;先重后轻,即把重要的棘手问题排在前边;先同后异,即把性质相同、互相有联系的问题排列在一起,不属同类的问题要插在中间;先宽后窄,即把保密性较强的议题放在后面,以便有关人员到会和有关人员退席;准备些后备议题,以便在会议时间充裕的情况下拿出来供会议讨论。

2、提名与会人员

与会人员有三类:会议主持人、会议出席人员、会议列席人员。应该列席的要防止遗漏,否则影响会议对某些问题的议决;不需要列席的要从严管理,列席人员过多会影响会议质量;遗漏应当与会的人或把不应与会的人召集来开会,都会造成工作被动。

3、发会议通知

会议通知一般采取书面形式,分标题和正文两部分。标题包括“单位名称、会议名称、会议通知等。大型会议,如各种代表大会的通知要编发文号。一般性的日常工作会议,可只写会议通知而不编发文号,会议单位应写在通知正文下面并注明年、月、日。正文应写明何单位、何时、何地、开何会议,会议的目的、期限、内容、日程,与会人员应做哪些准备,报到时间、地点等等。文字要简明、准确。

4、报名

接到与会人员报名后,会议工作部门应当为其做好必要的准备工作。如制发证件、排列坐次、准备文件、安排食宿和交通工具等。报名一般采用信函、电话、电报、电子邮件等形式。许多会议的与会人员不是指定某个人,因而与会人员经常发生变化,会议秘书人员接到更换信息后,应立即做好相应的修正工作,如换发证件、调配住宿等。

5、报到

指与会人员到达与会地点并告知会议秘书部门。报到时会议秘书人员应将事先准备好的文件袋(包括文件、证件、餐券和会议用品等)发给本人,同时注意登记到达的时间和随员人数情况。要随时掌握报到人数,发现该报到而未及时报到的应抓紧催促,保证其按时参加会议。尤其应注意有外埠代表参加会议的报到工作。

6、与会人员编组

在确定了与会人员名单之后要对与会人员进行分组。编组的基本方法有两种:一是按地区编组,二是按专业编组。编组的目的是为了进行小组活动或分组讨论等。大会中间常常需要穿插小会(或者说小会是整个会议的重要组成部分),大会的许多具体工作要靠小会去完成。许多具体议题总是需要分组进行讨论研究的。与会人员的编组名单,最后要经领导审定。

7、布置会场

应根据会议的不同内容采取不同的形式。一般大中型会议的会场布置应设主席台与代表席,在许多情况下,主席台与讲台是合二为一的。中小型会议的主席台应与代表席更近一些。另外要注意设置一些标记牌放在桌子上,以标明哪里是主席(包括会议主持人)的位置,哪里是代表席,哪里是列席人员席,哪里是记者席等等。还要注意根据会议需要悬挂旗帜、徽牌、横幅等等。

8、排列坐次

大中型会议须以此来保证开会的秩序。凡是固定坐次,应在出席证上注明坐号,或者在会议桌上摆置名签,并同时印制”坐次表”发给与会人员。与会人员第一次入场时,会议工作人员应做适当的引导。并非所有的会议都要排列坐次,多数会议可自由就坐,这要视具体情况而定。

9、制发证件

一般来说重要会议须制发会议证件,以便证明与会人员身份,保证会议安全及会场的秩序,统计到会人数。证件一般分为出席证、列席证、来宾证,另外还有工作证、记者证等等。制发证件要简明美观。