秘书技能:组织会议的会前准备

2012-12-07 09:46:49 来源:互联网 字体放大:  

【编者按】秘书技能:组织会议的会前准备

1.记录室

大型的会议一般可有一个记录室,它是控制和调配音响效果、视听设备以及安放必要的会议所需的一切相应设备的理想场所。一般的面积为8m2~18m2。音像师可在此放置调音台,安装灯光控制按钮、各种接线板、总供电开关以及放音、放像设备的开关等等。内设几把坐椅以供工作人员休息时使用。如需要还可为记者准备电话、传真机或文字处理机、打印机等设备,以方便传送各种信息。当然,一定要准备好各种录音、录像设备,以利于会议秘书圆满完成会议的记录工作。工作人员还可以在此控制放映机、幻灯机、电脑等,以供演讲者使用。”麻雀虽小,五脏俱全”,一间小小的记录室可以容纳整个会议要求的全部硬件。一个大型的会议,与会者往往很难听清、看清,会议的精神往往不能够清楚地传达,有了记录室效果就大不一样了。

2.安排餐饮

3.安排停车

必须做好车辆的管理工作。会议的车辆管理包括车辆的组织、调度、车况检查以及停车管理、驾驶员的管理、派车用车等。

会议秘书人员应该清楚每个与会者到达、离开的日期和时间,安排人员在机场、车站接待,有自己车队的要与车队事先拟定接送与会者的细则,无自己车队的要备有出租汽车机构的名单、电话,计划好租车事宜:用车日期、时间,需要多少坐位的车以及需要几辆等。如有与会者要求自己租车,应该提供帮助并做好记录。

关于接送与会人员的车辆停放问题,要有物质保证并确保安全。所有车辆到会前检查停车场的容量是否足够,确定供电系统是否正常。无论是地下停车场还是地上停车场,都要安排固定人员看管,负责引导车辆入位,确保秩序正常。

4.电话联系

邀请与会者是召开大会的序曲。一个延续1天~3天的重要工作——电话联系,是需要认真对待的。在会议召开的前一个月,就得有人天天坐在电话机前,一个个确认被邀请者是否出席,因为接到邀请的人往往疏于回复。

5.预定和检测视听设备

如果公司不是经常召开需要较多视听设备的大型会议,可以向专业的机构租用这些设备。要在会前预先试用并能熟练掌握,从电源开关开始逐一进行检查,并进行音、像等的试播试放,以确保这些设备完好并保证在所有的坐位上都能看到图像。

6.监督会议安排

会议的监督安排主要体现在催办工作上。

首先明确催办对象与催办时限。一般应比会议各项工作的承办时限提前一至二天,即对有关承办部门是否把催办事项及时办理完毕进行查询、督促。如遇特殊情况或办理过程中出现问题,应及时向领导汇报并采取措施,保证被催办事项的有效处理。

其次是填写催办登记。催办对象与催办时限一经确定,便应立即登记交办。可采用簿式登记方式的催办卡,也可采用电脑登记的办法,将催办事项输入电脑,同时填写一份催办单随文件发给承办单位,催办时限一到,电脑便能自动将当天需完成的催办事项显现出来。

催办的要求,即建立催办系统明确分工。通常文件由秘书、文件管理人员进行催办,重要会议文件由各级领导人员亲自负责。

建立催办的登记报告制度。对需要催办的文件以表格或卡片的形式逐件进行登记,并追踪记录催办的情况;及时进行分析研究与汇总上报,向领导反馈信息。

坚持全面、及时的原则,这对会议与活动的组织很重要。全面地调查和反映会议文件的处理和实施情况,及时督察及时反馈,保证文件及时办理完毕并发挥效用,惟其如此,催办才能真正成为加速文件运转的”催化剂”,以确保会议与活动的高质量完成。