【编者按】秘书从业经验:秘书工作者讲话要真准短
2006年7月14日，4号强热带风暴“碧利斯”带来的强降雨开始袭击我县。从15日晚8时至16日凌晨3时，7个小时降雨量达到405.3毫米，平均每小时降雨量58毫米。在暴风骤雨中，县委值班室的电话铃声此起彼伏。在百忙中，我接到一个电话，来电者是上级党委办公室的一个同志，他说有关领导想了解风暴对漳浦的影响以及我县抗灾组织情况。核实了对方身份之后，我边整理思路边简明扼要地回答了风情、雨情和全县抗灾组织情况：“县委县政府主要领导、分管领导此时正在防汛指挥部坐镇指挥抗台抗洪工作;县五套班子领导成员已到各自挂钩的乡镇，深入一线靠前指挥……”由于我平时比较注意锻炼表达能力和积累相关信息，因此，这十几分钟的汇报情况准确，逻辑清楚。既介绍了灾情，又较为全面地介绍了全县干部群众的防灾、抗灾工作。对方满意地放下了电话。
这个电话让我深深感到，秘书工作者要高标准做好“三服务”工作，必须掌握好语言表达艺术。我个人体会，秘书工作者在说话时应该“真”“准”“短”。
一、说真话。就是要心口如一。这是共产党人应有的品质，也是每个秘书工作者干工作、做事情的基本要求，更是我们的协调取得成功的重要保证。在协调工作时，如果不讲真话，隐瞒真实情况，给协调对象传递虚假信息，其后果从小的方面来说会影响协调的效果;从大的方面来说则会误导领导决策，影响党群、干群关系，破坏机关形象。在办公室工作，可能会遇到群众来访，如果来访者所反映的问题和提出的要求明显不符合政策或根本无法解决，我们在接待时不诚恳地解释清楚，抱着把人打发走就行的思想，搪塞推托，让其心存幻想。这不仅不利于问题的解决，还会造成“重复访”“老信访”，给领导或机关部门添麻烦，影响党委的公信力。
二、说准话。就是要谨言慎行。这里有一个寓意很深的故事：一位骑师驯了一匹好马，他认为给这样的马加上缰绳是多余的，因此，他没有给这匹马安装缰绳。有一次，他骑马外出，马在原野上一路狂奔。快到悬崖了，但马丝毫没有停下的意思，骑师因为没有缰绳来约束马，结果摔了个粉身碎骨。管住嘴巴跟给马安缰绳的道理是一样的。秘书工作者接触的层面广，肩挑的责任重，特别要注意自己的一言一行。无论是草拟文稿，还是协调工作，都应该做到言之有物、言之有信和言之有理。首先，要“说”有目的。说话就像写文章，要有主题，有主旨，有针对性。该说什么，不该说什么，要心中有数。在表达时，要直奔主题，尽量做到一语中的，切忌东拉西扯。说者不知所云，听者一头雾水。例如，有一次，上级领导来我县检查防洪防灾准备情况。一位工作人员却汇报说去年台风造成的损失有多大，如何战胜困难，取得了多少成绩，而对防洪防灾准备工作却一点也没有涉及。答非所问。其次，要弄清情况再“说”。“没有调查就没有发言权”。协调工作时，我们要多调查分析，多换位思考，弄清问题存在的原因、现状。争取说每一句话都有根有据，切忌信口开河、夸夸其谈。在布置某项工作时，要及时收集掌握基层情况和群众反馈的热点、难点和焦点问题，熟悉了解整项工作的具体情况和上级的具体要求，结合本地实际情况，提炼出切合实际、富有可操作性、有创意的建议和意见。第三，要用脑子来“说”。在不同的场合，针对不同的对象，要注意说话的分寸，注意语言表达的类型，遣词造句要恰如其分，少讲套话、空话和书面语，多讲新话、实话和协调对象喜闻乐见的口语。
三、说短话。就是要言简意赅。秘书工作者必须树立讲短话的工作作风。在协调工作时，如果你只顾长篇大论，滔滔不绝，把人说得昏昏欲睡，那协调的效果就可想而知。但如果你能长话短说，抓住协调对象关心、关注的关键问题，分析问题存在的原因，简明扼要地表达自己的意图和要求，那你的观点和意见就很有可能被协调对象所理解和接受。怎样才能说好短话呢?首先，对所谈话题要有所准备，做到心中有数。不仅要思考自己说话的中心，围绕着中心说话，而且还要想一想哪些话是有用的，哪些话是冗余的，尽量将可说可不说的话略去不说。
为了把话说短，我们必须培养高超的语言概括和表达能力。只有具有较高的语言概括能力，才能抓住事物的本质，才能迅速把握表达的要点，做到言简意赅;只有具备较强的语言表达能力，才能用简练的话语表达深刻的思想内容，使自己所讲的话条理分明、重点突出，达到言短而意长、话少而意精的效果。如果眉毛胡子一把抓，话匣子一开，废话连篇，滔滔不绝;开口千言，离题万里，不仅徒劳无益，而且浪费生命。