【编者按】备考辅导：秘书沟通的网络资源
息社会为现代秘书提供了一个新的资源一一网络资源。网络资源是随着办公环境的网络化而产生的。现代秘书工作环境的最大变化就是办公室网络化。网络将一个单位内部的所有办公室连接起来，然后连接一个城市的众多的办公室，尔后连接因特网上无数个办公室，这就是目前秘书办公环境最显著的变化。互联网正在快速的发展，在全球己经形成了庞大的规模。同时互联网的应用也走向了多元化。人们在工作、学习和生活中越来越多地使用互联网，整个社会的运行都搭上了互联网的快车，并打上了互联网的烙印。
互联网己经从单一的行业互联网发展成为深入我国各行各业的社会大众的互联网。分布在各行各业的秘书人员最先感受到互联网给文秘工作带来的变化，人们上网在线协同办公，通过网络进行交流沟通，利用网络资源处理各种事务。不但大大地提高办文、办会和办事的工作效率，而且基于网络的办公事务处理不受到时间和空间的限制。网络不仅具各在线办公的技术基础，而且更重要的是为在线办公提供了大量资源。这些资源的充分利用是秘书人员提高工作效率的主要方式之一。
互联网的资源异常丰富，客观现实的几乎所有方面都作为镜像反映到网络之中。计算机网络是指将多个独立的计算机系统通过通信设备和通信线路连接起来，并在网络软件的支持下实现数据通信和资源共享的集合。因此，互联网上的任一工作站都可以共享网上无数台计算机主机中的资源，我们很难用语言来描绘互联网资源的整体状况，不过可以从秘书工作的角度来分析网络上那些可用的资源。本文主要分析秘书信息沟通的网络资源。
信息时代要求管理者在实现高效管理的同时，必须保证各种管理政策能在向下传达中不走调，并对员工、部科、合作伙伴、投资者和支持者产生预期的影响。来自各方面的建议和要求也要及时反馈到管理者的接收器中，确保管理的前瞻性和准确性。在外部关系中由于利益的需要，也对信息的共享提出了不同的耍求。因此，在互联网发展的今天，管理者从居高临下的领导者开始演变成为推动高效沟通的联系人。公司面临的内外关系和部门之间的纵横关系在网络的作用下没有了明显的分界线。不同的管理者可以共享计划、需求信息以及各种必要的资料。在这种环境下，秘书工作岗位就像一个枢纽，信息的上传下达通过秘节来实施。在信息化管理的组织当中，秘书是网络管理中的一个节点。每天都要接受或发出大量的信息，而且必须保证信息传输过程中的完整性和准确性。因此，传统的方式难以胜任，目前只有应用网络通讯资源，才能有效地提高信息沟通的速度和效率。
首先，可以充分利用内部局域网(Intranet)的众多沟通功能，如发布内部文件的网上公告板，及时将那些周知性的事宜加以公布。或将企业内部的一些文件、报告等信息通过内部局域网发往企业各个部门。比如，有关福利条款的修订，关于节假日的休息日程安排等信息，不论是常规的还是非常规的，都可以快捷地把信息传送到每个员工手里。还有内部局域网提供的电子邮件服务，这是内部员工相互通信的快捷通道。与互联网上提供的电子邮件相比，公司内部网提供的电子邮件服务更加有针对性，不仅可以用于一对一，还可以实现单对多的通信，而且可以采用标准的通信格式。内部网络为企业管理人员与员工的对话提供了绝佳的平台，实现了管理人员与员工间的平等沟通。在过去，基层员工或许数月才能与老板见上一面，现在通过网络员工可以随时与老板交流。这种网上角色的转变，极大地满足了员工的心理需求，在很大程度上鼓舞了员工的士气，提高了企业的凝聚力。借助内部网络信息发布系统出版的电子刊物，它可以替代传统的内部刊物。基于外部网络的新闻发布，可以满足公司合作伙伴以及主要顾客对公司经营信息的需求。这好比公司对外的窗口，向公众传达企业的经营理念，树立企业的良好形象。因此BBS的信息发布和沟通作用是不可低估的。
其次，经常使用IP电话，大大降低了沟通成本，使跨国公司总部与分部之间的国际电话往来成本节省许多。通过IP电话，世界上任何一部普通电话机都可以通过Internet呼叫本地或异地的普通电话机。同传统长途或越洋电话相比较，IP网络电话突出的优势是价廉使得通信成本大大降低。过去，电话一直是组织沟通的主角。如今，计算机、modem和光纤的加盟，再加上三维图像识别软件技术，使电话的沟通价值再次大放光芒。可视电话的诞生，使企业在真正意义上感受到“地球村”的含义。
还有E-mail，不仅可以像传真机一样传送文件、数据、表格，还可以增加内容的色彩信息，增强信息的保密性，同时便于接收者修改并存储于计算机内。而且重要的是，其费用比传真机便宜，并且使原先一对一的单调的语音沟通立体直观化。企业计算机网络上的各个用户之间通过电子邮件进行沟通、交流的通信方式，可以实现一对一的通信需要，也可以实现一对多、多对多的通信需要。
网络传真是通过互联网使传真件发送到对方的普通传真机上或电子信箱中，用户可以选择任何时间、任何地点发送传真。而且网络传真也有计算机却传真机、传真机和传真机之间的两种通信形式可供选择。如果是计算机中的文档，可以不需要先打印出来就可以直接传送。或者对方传真机的传真件可以直接进入接受者的计算机中，根据文件的特征和重要性，再决定是否打印。QQ是一个即时通信软件，源于国际流行软件ICQ。由于该软件是共享的，因此目前它既可在内部网也可在互联网上使用。QQ的主要功能有语音聊天、视频聊天、传输文件、发送语音邮件、接收邮件、查询网络资讯和使用聊天室等。
MSN Messenger是微软公司推出的一款即时通讯软件，它非常好用，不仅可以实时发送和接送图文消息，还可以与联系人进行语音交谈，甚至还可以召开多人联机会议。相对于QQ，MSN Messenger更多的用于工作交流，因为它很稳定，目前的版本是70，传输功能强大，笔者试过传送36M的大文件，很快就搞定。
总之，进入网络时代的秘私工作，沟通变得异常重要。因为信息化的现代管理需要人们更多的互动，充分利用网络通讯资源不仅大大降低沟通的成本，而且显著提高沟通交流的速度和效率。