为了推行档案著录的标准化，我国制定并颁布了国家标准《档案著录规则》，是全国档案著录的规范性依据。
这个规则的主要内容如下。
1) 著录项目
根据《档案著录规则》的规定，档案的著录项目有10个大项，共包括23个小项。
(1) 题名和责任者项。
题名就是人们所说的文件的标题或名称。责任者就是通常人们所说的文件的作者、形成者。题名和作者项共有7个小项。
① 正题名。
正题名是指档案的主要题名，一般指文件的标题，著录时照原文著录即可。
② 并列题名。
并列题名是指与正题名并列对照的第二种语言文字题名，一般用于外交文件或少数民族文件中，著录时照原文著录。
③ 副题名及说明题名文字。
副题名也称解释题名，它是对正题名的解释或从属题名，如“第五次党委会议文件：
关于党委换届改选”。题名前后有时有对档案内容、范围、用途或表示批准、通过、生效等的说明文字。例如，“第××届全国人民代表大会常务委员会第×次会议讨论通过”。著录副题名及说明题名文字时，其前面加“：”号，必要时可照原文著录。
当遇到单份文件没有题名的情况时，应根据文件的内容拟写题名，外加“[ ]”号以示说明。当遇到案卷或文件题名不能揭示案卷或文件内容时，应在照录原题名后再重新拟写合适的题名，外加“[ ]”，附在原题名之后。案卷题名过于冗长时，一般应重新拟写，然后再行著录。
④ 文件编号。
文件编号是指文件的发文字号，它是由机关、团体或个人在制发文件的过程中编写的顺序号，著录时照原文著录。对于联合发文的文件，著录时一般只著录主办机关的发文字号。
⑤ 载体类型标识。
载体类型标识是对档案载体的类型进行著录。一般情况下，纸质档案载体不著录，特殊类型的载体要著录标识，如照片、录音、磁带等。
⑥ 第一责任者。
第一责任者也是文件的主要责任者，列于首位，有时也是文件的唯一责任者。档案文件有两个责任者又分不清主次时，应把它们同样当作第一责任者，并列第一，著录时，其间用“，”隔开。
⑦ 其他责任者。
其他责任者是指除第一责任者以外的其他责任者。著录其他责任者时，最多著录两个，其间用“，”隔开。
档案的责任者分为机关、团体责任者和个人责任者。机关团体责任者在著录时，应使用全称或通用的简称。个人责任者在著录时，一般只写出姓名，必要时将职务著录在姓名之后。
(2) 文本项。
文本是文件稿本的名称。文件稿本有正本、副本、草稿、定稿、修改稿、手稿、底图、原图、草图、蓝图等。著录时，应注明档案文件的稿本类型，如“.—副本”。
(3) 密级和保管期限项。
是指原文件的秘密等级和保管期限，照原文著录即可。如“.—绝密;永久”。若无密级，小项保管期限前不加“;”。
(4) 时间项。
文件级条目上著录的是文件的形成时间，照原文著录。如果文件形成时间没有确切日期，应设法考证，然后著录;如果考证不出，则以3个“口”代替。有时也可以著录文件的收文时间、印发时间、审核通过时间等。著录时，应注意年、月的右下角加“.—2004.8.25”。
(5) 载体形态项。
载体形态项包括载体的数量及单位、规格、附件3个方面的内容。如“.—6页：16开+关于召开自然科学授奖大会的通知”，表示的是档案的载体数量是“6”，单位是“页”，档案规格是“16开”，附件是“关于召开自然科学授奖大会的通知”。
(6) 丛编项。
丛编项是指在一个总题名之下，汇集若干同类型、统一编号发布的系列文件。一般对成套的会议文件、丛刊、书稿等著录丛编项。丛编项应照原文著录丛编题名，并置于“( )”中。如，“.—(教育体制改革会议文件之三)”。
(7) 附注项。
附注项用于著录各个项目中需要解释和补充说明的事项，按照各个著录项目的先后次序著录，有则录，无则免。