秘书职能环境主要有三大基本要素为领导集团、职能部门和一般员工。它主要为决策团体提供优质服务，主动了解决策者的政治态度、管理理念、知识素质和个人品行，适时了解决策者的管理目标、管理意图、中长期发展规划，及时了解当前管理工作的重点。
秘书职能环境主要有三大基本要素。①领导集团。有集权型(权利集中、管理思想单一、沟通少、透明度低)，民主型(权利分级、分工明确、责任度高、易发生 “无政府”状态)，开放型(尖端决策、发开过程、重点易游移、)等类型;②职能部门。秘书部门与其他职能部门的关系主要表现为两种形态，即辅助形态和协调形态;③一般员工(群众)。秘书部门与一般员工(群众)的关系主要表现为被动形态和主动形态。
为决策团体提供优质服务。适时发挥参谋作用，是优化职能环境的首要步骤。要主动了解决策者的政治态度、管理理念、知识素质、个人品行，适时了解决策者的管理目标、管理意图、中长期发展规划，及时了解当前管理工作的重点。为职能部门提供信息支持、协作帮助。准确传达决策指令、领导意图，主动输送全局动态，介绍相关业务的行为走向，灵活调节冲突和步骤纠纷。为员工提供具体帮助。
决策者工作的主要对象是一般员工(群众)，因此也是秘书工作的重要对象，秘书要避免眼里只有领导，没有群众的现象;认真做到垂询提问，引导答疑，按时处理信访，代表领导回复;及时传递员工(群众)呼声、建议(不能一味挡驾)，依法处理纠纷，即事即办，防止轻慢。