2011秘书资格认定常识辅导:在组织座谈会时对设备的要求和操作流程

2011-05-30 16:02:15 来源:互联网 字体放大:  
威廉希尔app 为大家采集整理了2011秘书资格认定常识辅导:在组织座谈会时对设备的要求和操作流程供大家参考。

开会前检查录音/录象设备是否正常。在开会前一天晚上要对被访者进行第二次电话复核,询问对开会地址、时间、路线是否清楚。在座谈会前二小时要布置会场,如碰到座谈会安排在早上开,那么布置会场,最好安排在前晚准备。

设备环境要求:

会议室:会议桌为一圆桌,方便主持人和被访者交流。圆桌上铺有台布,保持干净清洁。

监听室:备有电视机/录象机/录音机/扩音设备/双面镜

保证杂音少,图象清晰。

座谈会前期工作

按照座谈会条件,联系联络员发条件。

严格按照甄别问卷进行甄别,对配额要进行严格控制。(同组会不出现互相认识的被访者)

在会议开始前二天要记得联系笔录员做会议记录(包括现场和会后整理)。

购买座谈会食品,如果开会时间正碰上吃饭时间,需准备一些面包糕点给被访者。

将已确认好的被访者名单,输入到座谈会坐次表中,以便开会前半小时对被访者入会名单进行筛选。

开会前检查录音/录象设备是否正常。

在开会前一天晚上要对被访者进行第二次电话复核,询问对开会地址、时间、路线是否清楚。

在座谈会前二小时要布置会场,如碰到座谈会安排在早上开,那么布置会场,最好安排在前晚准备。

会议室:

△ 台卡、台卡纸(事先测试大小),数量为被访者人数+1个主持人

食品(4种)避免一些声音较响的食品。

抽面纸(放在食品中间)

水彩笔(事先检查是否能写的出),放在台卡后

杯子(盛满水),放在台卡的右侧

桶装水(新鲜水),放在会议室内靠门口

白板笔(事先检查是否写的出),准备2支(黑/蓝)

黑板擦

垃圾桶

客户室:监听设备应保证杂音少,图象清晰。设备包括电视机、录象机、录音机等。

食品(4种)

餐巾纸

杯子

白纸、笔(统一式样)

大纲(按照客户人数复印)

桶装水(新鲜水)

饮料(听装、大瓶装)

垃圾桶

座谈会期间工作

接待被访者,填写被访者登记表。

笔录员要在会前准备好磁带、录像带、记录纸和笔,检查监听设备。

对被访者填写的资料与甄别资料进行核对,并筛选最适合的、善于表达自己的被访者入座开会,打印座位登记表,复印后交给监听室内的客户及笔录员,检查录音、录像是否运作正常。

领被访者进入会议室,开始会议。

开会时,应随时保持与主持人或客户的联系,处理各种问题。(注意:在开会过程注意会场周围人员不要大声喧哗,在会场门口安排一名人员确保与客户及时沟通,同时也避免与会议不相干人随意进出会场)

座谈会结束时,将礼金信封交主持人发放给被访者,注意与被访者合影,并将被访者送至门口。

座谈会后期工作

会议结束,将录音带交给笔录员,应在第二天上午(即隔一天)递交(mail)。交回的笔录,督导要按照笔录格式核对记录和整理质量是否符合要求。