秘书资格考试综合指导：按照需要进行办公布局
本文提供了设计办公结构和布局需要考虑的因素以及开放式办公室和封闭式办公室的优、缺点。
1.设计办公结构和布局需要考虑的因素
(1) 职工的人数，人数多。需要的空间就要大，费用也要增加。
(2) 购买或租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在一些城市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。
(3) 机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个处室。
(4) 组织经营的性质或内容。如接待区一般离门较近，总经理办公室一般不在大门旁边。带有生产车间企业的办公室一般离门较近，车间相对远一些，而商店的办公室通常不会安排在商店的大门旁边。
(5) 部门间的工作联系。以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。
(6) 办公室的间隔方式应符合工作和保密的需要。如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。
(7) 走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通要符合安全需要，并安排好公用区域。
(8) 办公室随组织发展变化的变更需要具有灵活性。如采用容易站立、移动或拆除的间隔物，给办公室的设计和改变提供了更大的选择。
2.开放式办公室和封闭式办公室
(1) 开放式办公室是大的空间，包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。有的开放式办公室完全敞开，没有任何隔板，可以直接看到所有员工的座位，称为全开放式办公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分开，以吸收噪声和区分不同的工作部门，称为半开放式办公室。
(2) 封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分割成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
3.开放式办公室和封闭式办公室的优、缺点
1) 开放式布局的优点
开放式设计的种种特点为各组织机构带来许多好处，所有这些好处都有助于降低成本、提高工作效率。
(1) 能源成本的降低。由于减少了办公室之间的墙壁，更有效地安装照明设备便成为可能，因此，只需不到原来的20%的装备就可以向一定的区域提供照明。另外，据估计，属于开放式设计一部分的光照系统大约能减少40%的能源消耗。
(2) 建筑成本的降低。使用开放式设计可使建筑成本节约50%左右。家具和设备成本增加时，成本差额缩小了，这是因为开放设计的家具和部件比传统办公室的家具和设备成本高一些。但另一方面，开放式设计提供了较大的灵活性，办公室重新布局的成本较低。
在开放式的办公室中，空间利用率大于常规的一排排格子式的设计中的可用面积。在美化布局的办公室中，场地利用率高达80%～90%。
(3) 办公场所使用面积需求量的减少。由于开放式设计要求的使用面积较少，使用地面的总平方数可减少20%～30%，而且单位面积的租用成本大大少于传统的固定墙壁的办公室。例如，通过使用可利用的空间进行储存的工作间，开放式设计减少了每个工作间需要的总使用面积，同时也为各个工作间提供了更有效的工作区域。
(4) 重新布局的灵活性。如果按照新设计方案对各办公室进行重新布局，这样成本比有固定隔墙的办公室