秘书资格考试综合指导：办公设备和办公用品的库存管理
库存记录可以用手工记录在一连串的库存记录卡片上，也可以在计算机中使用库存控制软件包、电子表格或数据库。
企业在运营中，所需要的办公用品、消耗品、小型办公室设备应当满足，但又不能占用大面积的库房和积压大量的存货，因此，需要建立库存记录。库存记录可以用手工记录在一连串的库存记录卡片上，也可以在计算机中使用库存控制软件包、电子表格或数据库。无论使用什么系统，都记录同样的信息。
1.库存控制卡的内容
(1) 项目。库存项目应准确描述，包括大小、颜色和数量，如A4白文件纸。
(2) 单位。货物订购、存储和发放的单位，如令、盒、包等。
(3) 库存参考号。给每一库存项编号，经常与存放位置相联系，如C4，柜子编号是C，架板编号是4。
(4) 最大库存量。一种物品应该存储的最大数量，这个数量要考虑到费用、存储空间和保存期限。
(5) 再订货量。当库存余额达到这个水平时，必须订购新物品以达到最大库存量，通过考虑需要多少物品能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。
(6) 最小库存量。当库存余额达到这个水平时，必须采取紧急行动，检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。紧急时有必要向供应商紧急订购，以保证货物在很短的时间内就能交货。
(7) 日期。必须记录所有行动的日期。
(8) 接收。记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。在一些记录卡片上，供应商的名字记录在卡片的前头，在这些情况下，物品的库存参考号可能是供应商的目录号。
(9) 发放。记录清楚发放物品的数量、所发放物品的申请号和物品发给的个人(部门)。
(10) 余额。在每一次处理后计算物品库存余额。接收物品时在余额上加上接收的数量，物品的发放将从余额中减去发放的数量。余额应该代表库存物品的实际数量，并用于执行库存检查。发现差异时要通知和报告给管理人员。
库存的每一项都应该记录在库存控制卡片上。秘书在每次物品发放或接收时填写库存控制卡，并记录该项库存的余额。
2.库存记录的目的
准确的库存记录要保证满足以下条件。
(1) 大量的资金不被不必要的库存占用。
(2) 空间不被用来存储不必要的货物。
(3) 能监督个人和部门对物品的使用。
(4) 保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。
(5) 监督任何偷窃和破坏造成的损失。
(6) 可利用准确的库存进行估价。
3.库存的管理要求
(1) 秘书在收到货物以后，应立即办理办公设备和耗材的进货登记，保证办公设备和耗材准确无误地入库、登记、检验、核对。
(2) 办公设备和耗材出货时，秘书应实时地办好出货手续，对发放什么物品，发放给谁，哪些物品还存储在库里等做好记录。
(3) 办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的3卡一致。保证办公设备和耗材的有效管理。
(4) 对决定报废的办公用品做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。