6) 文件的编号
(1) 确定编号项目。必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号，选择项因为机构(问题)、种类等，可以根据实际需要选择使用。
① 件号。件号是归档文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号。室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
以采用“年度—组织机构—保管期限”进行分类为例，室编件号应在同一年度内、同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。例如，办公室1999年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期的从“1”开始编一个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件号。
② 全宗号。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。
③ 年度。年度指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。填写此项时，
应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。
④ 保管期限。按照现行的国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，保管期限分为永久、长期、短期3种，简称为“永、长、短”，代码分别为“Y、C、D”，填写时直接采用简称或代码。
⑤ 机构(问题)。填写机构项时，应按照分类方案填写作为分类方案类目名的机构名称。如机构名称太长，可使用机关内部规范简称。此外，在全宗介绍中，应将机构名称与相应简称加以对照说明。填写问题项时，则可根据分类方案直接填写“党群”、“行政”、“业务”等。机构(问题)项为选择项。
(2) 填写归档章。应在归档文件材料上逐件加盖归档章，并填写相关项目。归档章的位置在每份文件首页的上端居中的空白处，不要压盖文件字迹。
归档章的规格为长45毫米，宽16毫米，分为均匀的6格。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项和机构(问题)、种类等选择项。
7) 文件的编目
归档文件目录由不同条目按照一定的体系和方法排列而成。其包括的项目有以下几个。
(1) 件号。件号指室编件号。
(2) 责任者。责任者指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称。
(3) 文号。文号即文件的发文字号，是发文机构按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。填写文号时应照实抄录。
(4) 题名。题名即文件标题，直接表达文件的内容，由责任者、问题、文种3部分组成。没有标题或标题不规范时，可自拟标题，并加“[ ]”。
(5) 日期。日期即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20070526。
(6) 页数。填写每件文件的总页数。
(7) 备注。备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
在编目过程中，应注意以下几点：归档文件应逐件编目;来文与复文作为一件时，只对复文进行编目;归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型;归档文件目录应装订成册并编制封面;归档文件目录封面可以根据需要设置年度、保管期限、机构等项目。
8) 文件的装盒
归档文件应按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。装盒的具体要求是：形成年度或保管期限不同的文件材料不得装入同一档案盒内;按机构(问题)编件号的，不同机构(问题)形成的文件材料不得装入同一档案盒内。
(1) 档案盒封面及盒脊。档案盒封面应使用全称或规范化的简称标明全宗名称。档案盒的盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项目。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接。
(2) 备考表。归档文件整理结束后或者盒内文件发生调整变化时，整理者或者文件调整人应填写文件备考表，放于盒内文件之后。备考表的项目设置包括整理时间、盒内文件情况说明和整理人、检查人。
① 整理时间是指文件整理结束后的年、月、日。
② 盒内文件情况说明是填写盒内文件缺损、修改、补充、移交、销毁等情况。
③ 整理人中填写对盒内文件进行整理人员的姓名。
④ 检查人是填写对文件整理情况和质量进行检查人员的姓名。