二级秘书档案管理工作:档案利用操作要点

2011-02-12 14:21:27 字体放大:  

1) 档案阅览室阅览制度的制定

在写作档案阅览室阅览制度时,一方面要注意“制度”的格式,遣词用语;另一方面,在内容上,要着重写入档案利用者的义务,例如,查阅档案时,严禁在档案上做标记,严禁在阅览室内吸烟、喝水等,都应该写入阅览制度。

2) 填写档案代理卡

为了便于库房管理人员掌握档案流动情况,需要填制一种卡片并放在档案原来存放的位置上,这种卡片称为“代理卡”或“代卷卡”。

档案调出库房时,填写档案代理卡是十分必要的。如果从出库登记和借出登记簿上查找调出档案,费时费力,如果有了档案代理卡,一看就可以知道档案的去处。