(二)示例分析
宏远公司秘书初萌刚一上班电话铃就响了，她拿起听筒：
“你好!宏远公司。”
对方：“初萌吗?”
“对啊。”
“怎么听着不像啊!我是四达公司的小赵。你病了吗?”
“没有，没什么事。”
“那你昨天下半夜看世界杯了吧?”
初萌用手使劲搓着脸：“嗯，是精神不太好……”
点评：秘书接听电话的声音能反映个人的精神风貌，在工作中，即使再忙也应先调整好精神，用愉快的语调接听电话，因为这也是一个公司对外形象的表现。
(三)操作步骤
1.接电话的步骤
(1)电话铃响三声之内应该拿起话筒，即“铃响不过三”。
但是只响一声甚至一声都没有响完马上就接，对方心理多半没有准备，而且电话也可能还没接通;在响两声到三声的时候接起来是最正常的。如果电话已经响了四五声才拿起来，就算接迟了，此时应该说的第一句话就是：“对不起，让您久等了!”
(2)在规定时间内接起电话，应对的第一句话应该是问候语一一“你好”或“早上好”、“下午好”，然后是“自报家门”：对外部来电报单位名称，如“××公司”;对内部来电则直接说“X X部”。这样的应答暗示给对方的意思就是“我们欢迎你”，而且对方还能马上知道自己的拨号是否正确。
(3)在对方说话的时候，我们要给以反馈信号，适时回应，如“是的”、“好，我明白了”、“对不起，我没听清，您能再说一遍吗?”等。
(4)如果电话掉线，应该把电话机挂上等待。在这种情况下，主动拨打电话的一方应该再次重拨。
(5)前台秘书转接外线电话时，语速要适中，吐字要清晰，语调要积极热情，即向对方通报单位名称的时候，尾音要上扬，而不要下沉或模糊不清。即使在即将下班时也不能显出疲劳的声音。
(6)如何处理同时打来的几个电话
①请正在交谈的一方稍等，告诉他有电话打进来，需要马上处理。
②迅速接听另一部电话，快速处理完，赶陕回到第一个电话上。
③如果第二个电话一时不能处理完，也不属于紧急内容，则应该告诉他还有一个电话没有结束，建议一会儿再给他回电话;然后马上回到第一个电话上。如果第二个电话是紧急的事情，则要马上向第一个来电者道歉，建议他先挂上电话稍等或快速处理完第一个电话。无论怎样，回到第一个电话时，都要向来电者致歉。
(7)上司或同事不在时的应对