(三)工作程序
1.预定会议室的程序
(1)确定会议召开的时间和人数，确认所需会议室的类型。
(2)申请使用会议室。
(3)确认会议室已预留，并明确使用时问。
(4)预先调试会议所需设备。
会议召开前，负责会议室安排和协调的秘书事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。
(5)提前到达会场分发资料和用品，并负责签到。
2.内部会议室的管理
(1)内部会议室的布置
①在会议桌的每个位置前都摆放一套文具和笔记簿。
②会议桌旁要有足够的椅子。室内桌椅的安排应视与会者人数和会议的性质而定(演讲的形式、分组的形式、设备摆放的形式)。
③应有专门的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。
(2)内部会议室的设备
①为报告准备好激光笔和能伸缩的指示棒，便于报告者使用和操作。
②要为使用白板和活动画架者准备足够的书写笔和各色彩笔。
③应为使用白板、活动画架、挂图和显示板者准备足够的固定用的磁钉、按钉。
四、预定和确认会议住宿
(一)相关知识
1.会议接待工作的内容
(1)会议接送工作
要做到准确无误地接送，就要做好充分准备：一要掌握代表的名单及抵离的准确时间;二要备有足够用的车辆;三要有良好的指挥调度，人车都要有值班。指挥调度要有一份代表抵离时间表，以便按时间、路线接送。
(2)会议食宿工作
食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。就餐大体上是一个标准，适当照顾少数民族代表和年老体弱者，确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
(3)会议娱乐活动
会议期间还应考虑与会者的文化娱乐、参观购物的需要。
会议地点要尽量安排在娱乐设施齐全、购物方便的地方，应向与会者提供参观、购物的路线和安排一定的时间和车辆。
2.会议接待的基本程序
(1)迎接
会议接待人员在会议厅、礼堂或会议室门口迎候客人，并引至会议签到处。
(2)会议签到和引导
请与会者签到，核对过有关的证件、通知书、邀请函后，办理相关手续。然后，把重要的来宾引领到贵宾室或会场。
(3)安排合影
如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人右侧为上，参会者按照一定的顺序排列合影。