贸易中的管制单据多用于进出口报关、报验，种类繁多，主要有各种许可证、进口废物时使用的“进口废物批准证”、濒危物种管理的“濒危野生动植物种国际贸易公约允许进出口证明”、“精神药品进出口准许证”、黄金制品进出口时使用的“中国人民银行授权书”、农化产品的“进出口农药登记证”和“化学品进出口环境管理登记证”等。证书多用中文制作，份数各异。由于许可证最重要、最常见，拟对其填写制作加以介绍。
进出口许可证(IMPORT/EXPORTLICENCE)是国家批准某些商品进出口的证明文件。我国现行进出口许可证实行商务部配额许可证事务局、商务部驻口岸特派员办事处、省级机构三级管理制度，通常由进出口商向相关部门提出申请并经核准后以中、英混合形式签发，海关凭许可证验放，无许可证不得进出口。许可证申请表由进出口商填写，相应发证机关则填制许可证。
申领许可证应提供的文件和材料：申请表、合同(正本复印件)、申领单位的公函或申领人的工作证或代办人员应出示委托单位的委托函、无经营权的单位需提供其主管部门证明、首次办证的单位应提供外贸经营权的文件(正本复印件)、配额管理商品应提交有关批件等。
一、许可证申请表填写及注意事项
1.申请表中除第三、四项和审批意见栏由发证机关填写外，申领许可证单位应填写其余各项。进/出口许可证申请表相同项目的缮制：(1)“进口商”可填写进口公司名称及其13位代码、“9999+九位组织机构代码”(无进出口营权的企业)等;“出口商”可根据情况填写有出口经营权的各类企业的全称和企业编码、配额管理的出口商品则应填写出口配额指标单位的进出口企业全称、代码。
(2)收货人填写实际批准的进口用货单位;发货人通常是出口商或其代理人。
(3)证书号码由发证机关编排。结构为：XX(二位数字表示年份)-XX(二位数字或字母表示发证单位)-XXXXXX(六位数字由计算机自动顺序编排)。
(4)证书有效截止日期。进口一年内;出口最长不超过6个月(非一批一证)，一批一证的3个月内，均自签发之日起算。
(5)贸易方式：是指进/出口货物的贸易性质，可以根据实际填写：一般贸易、易货贸易、进料加工、来料加工、国际展销、补偿贸易、协定贸易、边境贸易、外资企业进/出口等。
(7)报关口岸：进口贸易填写到达我国规定开放的口岸;出运口岸可以填写三个，但仅能在一个口岸报关出境。
(8)出口国/地区：填写出口商所在地的国别(地区)名称;进口国/地区指合同目的地，应显示具体国家名称。
(9)商品名称和编码：按统一颁布的进/出口商品名称及编码填写。
(10)单位：进/出口按台、套、辆、条、公升、公斤、平方米等计量单位填写。不同项目：(1)进口许可证中的“外汇”
指银行购汇、贷款、赠送、外资等;“商品用途”应根据自用、生产用、内/外销、样品等填写一种;“数量”栏按规定计量单位折算，最小数量单位是0.1，最大位数为九位阿拉伯数字;“单价(币别)”填写订货时将采用的货币和估计价格;“原产地国(地区)”指商品进行实质性加工的国别(地区)。
(2)出口许可证中的“合同号”指申领许可证时所依据的合同编号，展品出运时，此栏应填写主管部门批准办展的文件号;支付和运输方式可以根据实际情况填写;在同一编码商品规格型号超过四种时，应另行填写出口许可证申请表;货物的数量可以保留一位小数、计量单位为"批"的，此栏均填为1;单价一般免填;备注栏填写以上各栏未尽事宜。
二、许可证的填写与申请表基本相同，此处不赘。
三、许可证使用注意事项
1.货样出运。企业出口实行许可证管理的货样，每批货样价值高于人民币5000元的，应按一般贸易管理规定申领出口许可证。出口展品。商务部授权公司主办出国展览会所带在外销售的物品，属许可证管理商品，应提交经商务部批准的举办展览会的批件。许可证一经签发，任何发证机关不得更改任何证面内容;如确需更改某一项目，进/出口单位应填写进/出口许可证申请表并提供相应合同，提交原许可证由发证机关换发新证。许可证在有效期内因特殊情况未使用或未使用完，可申请延期，并将原许可证退还原发证机关进行换证。出口许可证的有效期最迟可延期到次年的2月底，进口则是次年的3月31日。如发生丢失许可证的情况，应及时向发证机关和该证的报关口岸海关挂失，重新申领时应向发证机关提供未报关证明和遗失报告，由发证机关按规定办理。
6.许可证网上申领和签发模式可登陆商务部配额许可证事务局网站(http://www.licence.org.cn)按规定进行操作。
7.由于纺织品贸易的的特殊性、敏感性，国家专门出台了具体的出口管制规范，要求企业出口纺织品时提供包括输欧盟纺织品出口许可证、输欧盟纺织品产地证、输美纺织品出口许可证、输美纺织品原产地证、输欧盟手工制品证、输欧盟丝麻制品产地证、输土耳其纺织品产地证和我国纺织品临时出口许可证在内的临时出口许可证件，对此，企业应对号入座，有的放矢。相应表格也可以从商务部配额许可证事务局网站下载。
8.根据有关许可证管理办法的规定，许可证管理实行“一证一关”(许可证只能在一个海关申报)、“一批一证”(许可证在有效期内一次报关使用)和“非一批一证”(许可证在有效期内可以多次报关使用)，企业应严格按规定申报、使用。