(4) 借出使用的期限不宜过长，对外借档案的数量也应做必要的控制。
(5) 档案借出后，应填制代理卡，放置在档案原来的位置上，以便掌握档案的流动和利用情况。
(6) 归还档案时，必须认真清点，检查外借档案是否有污损、拆散、撕破、抽换、散失等情况，并在借阅登记簿上注销。
(7) 档案工作人员应经常掌握档案的借出情况，督促借阅者按期归还。
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