秘书资格考试综合指导：办公环境的维护
本文描写的是办公环境的维护工作方法：第一经常清洁、整理责任区;第二设备、物品放置适当，取用有序
1.工作方法
1) 经常清洁、整理责任区
(1) 秘书要经常清洁、整理办公区。
清洁台面、地面、计算机、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处;保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆放私人的物品;电话按键和听筒应经常清洁消毒;来访者用过的茶具应立即清洁干净并重新摆放好;废纸筒要放在隐秘处，每天下班前予以清理。
(2) 自觉清洁、整理本人参与的公共区域。
经常清洁、整理复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸凌乱、废纸扔在地面等，都要经常参与并共同维护;经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐;经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜家具;注意清理由自己负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前又呈现一个清洁、整齐的环境。
2) 设备、物品放置适当，取用有序
(1) 本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。
自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使用习惯安排;常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件夹上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里;专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以便右手记录留言;计算机、打印机等用电设备宜放在一起，便于电源接线和管理。
(2) 公用资源摆放有序，用后要归位。
文件柜里的公用文件夹要整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用;公用办公用品柜里的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位;一些常用的公用物品，如电话号码簿、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便;接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐地摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。
常用办公家具有侧开式文件柜，挂于架上的文件、文件柜，装有书、电话号码簿等的书架，拱形文件夹，传统的抽屉式文件柜，文件抽屉，文具抽屉。
2.相关概念
责任区域一般包括以下几部分。
(1) 个人工作区。例如，一名接待员所负责的接待区全部设施和设备，或者一名秘书办公桌椅围绕的区域中地面、墙壁以及家具和负责的所有电器设备。
(2) 公用区域。如经常使用的传真机、复印机、与同事共同使用的柜架、办公室的茶桌等。
(3) 上司的办公区域。