第三节 编制财务会计报告和会计档案管理的基本要求
一、财产清查(相当于账实核对)
1.定义
财产清查，是指通过对单位的各项资产进行实地盘点，对各种债权、债务的核查，将一定时点的资产实存数与账面结存数核对，以确定账实是否相符的一种专门方法。
2.分类
(1)按清查范围不同分为——全面清查和局部清查;
(2)按时间不同分为——定期清查和不定期清查。
3.《企业会计报告条例》规定，企业在编制年度财务会计报告前，应当全面清查资产、核实债务。包括以下事项：
(1)清理结算款项。包括应收款项、应付款项、应交税金等是否存在，与债务、债权单位的相应债权、债务金额是否一致。
(2)清理存货。包括原材料、在产品、自制半成品、库存商品等各项存货的实存数量与账面是否一致，是否有报废损失和积压物资等。
(3)清理投资。各项投资是否存在，投资收益是否按照国家统一的会计制度规定进行确认和计量。
(4)清理固定资产。房屋建筑物、机器设备、运输工具等各项固定资产的实存数量与账面是否一致。
(5)在建工程的实际发生额与账面记录是否一致。
(6)其他内容。
企业清查、核实后，应当将清查、核实的结果及其处理办法向企业的董事会或者相应机构报告，并根据国家统一的会计制度的规定进行相应的会计处理。
4.企业在年度中间也应当根据具体情况，对各项财产物资和结算款进行重点抽查、轮流清查或者定期清查。
二、财务会计报告(财务报告、会计报告、会计报表)——是一个单位向有关方面和国家有关部门提供财务状况和经营成果的书面文件。
《会计法》、《会计基础工作规范》等法律、行政法规、规章规定，财务会计报告的编制应当符合以下基本要求：
1.各单位必须按照国家统一的会计制度规定编制月份、季度、年度财务会计报告。股份有限公司还应当编制半年度的中期财务会计报告。
对外提供的财务会计报告的编制要求、提供对象和提供期限等应当符合国家有关规定;单位内部使用的财务报告，其格式和要求由各单位自行规定。
2.财务会计报告应当根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。任何人不得篡改或者授意、指使、强令他人篡改财务会计报告数字，或者提供虚假的财务会计报告。
3.会计报表之间、会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应当相互一致。
4.对外提供的财务会计报告，应当依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称，单位地址，财务会计报告所属年度、季度、月度，送出日期，由★单位负责人(包括主管会计工作的负责人)、总会计师、会计机构负责人(会计主管人员)签名并盖章。单位负责人对财务会计报告的真实性、完整性承担法律责任。
【2009年· 单选题】按照《中华人民共和国会计法》和《会计基础工作规范》的规定，单位有关负责人在财务会计报告上签章的下列做法中，正确的是( )。
A.签名
B.盖章
C.委托他人签名或盖章
D.签名并盖章
【答案】D
5.根据法律、行政法规规定应当对财务会计报告进行审计的，财务会计报告编制单位应当先行委托注册会计师进行审计，并将注册会计师出具的审计报告随同财务会计报告一并对外提供。
6.如果发现对外提供的财务会计报告有错误，应及时办理更正手续。除更正本单位留存的财务会计报告外，应同时通知接受财务会计报告的单位更正。错误较多的财务会计报告，编制单位应当重新编制。
三、会计档案管理的基本要求
《会计法》和《会计基础工作规范》都对会计档案管理作出了原则性规定。会计档案管理的具体要求，主要应当依据财政部、国家档案局于l998年8月发布的《会计档案管理办法》。
(一)会计档案的范围和种类
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。★各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。
会计档案一般分为：
1.会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款余额调节表和其他会计凭证等。
2.会计账簿类，包括总账、日记账、明细账、辅助账、固定资产卡片等。
3.财务会计报告类，包括月度、季度、年度会计报告及相关附表、附注和文字分析材料等。
4.其他类，包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
(二)会计档案的归档
1.各单位每年形成的会计档案，应由财务会计部门按照归档要求负责整理立卷或装订。当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。保管期满之后，原则上应由财务会计部门编制清册，移交本单位的档案部门保管;未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。★出纳人员不得兼管会计档案。
2.档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
3.保存的会计档案应当积极为本单位提供和利用。会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须经上级主管单位(会计机构负责人(会计主管人员))批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或复制，并应履行借出手续和限期归还。
【2009年·判断题】确有特殊需要，其他单位需借用原始凭证时，经本单位会计机构负责人审核，单位领导批准，可以外借原始凭证。( )
【答案】错
(三)会计档案的保管期限★
《会计档案管理办法》规定，会计档案保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限又分为：3年、5年、l0年、l5年和25年五种。会计档案的保管期限是从会计年度终了后的第一天算起。
(1)永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告;
(2)25年的：现金和银行存款日记账;
(3)5年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单;
(4)3年的：月度、季度财务报告;
(5)l5年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款日记账)，会计移交清册。
注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。
(四)会计档案的销毁
根据规定，会计档案保管期满需要销毁的，可以按照规定程序予以销毁。销毁的基本程序和要求如下：
1.编造会计档案销毁清册。会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案部门提出意见，会同财务会计部门共同进行审查和鉴定，并在此基础上编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，一般应包括的内容是：会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。
2.★专人负责监销。销毁会计档案时，应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销;各级主管部门销毁会计档案时，还应当有同级财政、审计部门派人监销;各级财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人监销。监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，监销人应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告本单位负责人。
【2008年·判断题】会计档案销毁后，单位负责人应当在会计档案销毁清册上签章，并将销毁情况报告上级主管单位负责人。( )
【答案】错
【2007年·单选题】某市财政局销毁保管期满的会计档案时,应由( )派人监销.
A.省财政厅
B.市档案局
C.市审计局
D.市监察局
【答案】C
【例题·单选题】长沙市财政局销毁保管期满的会计档案时，应由( )派人监销。
A.长沙市财政局会计处
B.湖南省财政厅
C.长沙市审计局
D.长沙市财政局监督处
【答案】C
3.★不得销毁的会计档案。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证以及涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册上列明。另外，正在建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。
案例分析
【案例1】
(一)案例综述
财政部门对某企业进行会计信息质量检查时发现：(1)企业销售商品开发票时“发票联”内容真实，但“记账联”和“存根联”的金额比真实金额小，致使少记销售收入，从而少记增值税;(2)企业的现金日记账和银行存款日记账，未按页顺序连续登记，有跳行、隔页现象。分析上述行为违反了什么法律法规。
(二)分析与提示
行为(1)属于变造会计凭证的违法行为，违反了《会计法》第十三条“任何单位和个人不得伪造、变造会计凭证、会计账簿及其他会计资料”，以及《会计基础工作规范》关于原始凭证的基本要求的规定。行为(2)违反了《会计法》第十五条“会计账簿应当按照连续编号的页码顺序登记”和《会计基础工作规范》关于登记会计账簿的规定。
【案例2】
(一)案例综述
某企业准备销毁一批保管期满的会计档案，在清理会计档案时有一笔债权债务业务还没结清的原始凭证，会计人员小张说只要是会计档案保管期满的会计档案就可以销毁。会计人员老张说没有结清债务不可以销毁。他们两人谁是对的，为什么?
(二)分析与提示
会计人员老张意见正确。根据《会计档案管理办法》的规定，保管期满但未结清的原始凭证，不得销毁。
【案例3】
(一)案例综述
某企业主管会计因对单位调整其工作岗位不满，提出辞职。临走时拒不移交其保管的账簿、凭证和报表，致使企业经济业务受到重大影响。该单位多次出面要求其交出这些会计资料未果，遂向公安局报案。分析该企业主管会计的行为违反了哪些法律规定。
(二)分析与提示
该企业主管会计的行为违反了《会计法》第四十一条关于“会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续”和《会计档案管理办法》第四条“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密”的规定。由于该企业主管会计拒不移交会计资料，致使企业蒙受重大损失，触犯了《中华人民共和国刑法》第一百六十二条规定：“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，情节严重的，处五年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处二万元以上二十万元以下罚金。”
【2009年·多选题】某单位财务主管因不满其工作调整提出辞职，并拒不移交其保管的账簿、凭证和报表，使该单位经济业务受到重大影响。该财务主管的行为违反了( )的规定。
A.《中华人民共和国会计法》
B.《中华人民共和国注册会计师法》
C.《会计档案管理办法》
D.《会计从业资格管理办法》
【答案】AC