档案信息资源建设落后。系统内各级档案管理工作发展不平衡,综合档案室偏重于纸质档案的收集,对电子档案、声像档案、实物档案、专业技术档案的收集还不够。

三、水利档案信息化建设基本原则

水利档案作为水利建设过程的真实记录,应不断改进思想观念、管理方式及管理手段,依据适合水利行业和档案工作规律和特点的档案信息化建设的基本原则,加快推进水利档案信息化建设,利用较短的时间,初步实现水利档案资源数据化、服务利用网络化、管理工作科学化。

以档案信息开发和利用为中心的原则。在档案信息资源中除去部分关系到国家利益和安全以及个人隐私的以外,大部分是可以开放和利用的。档案信息化建设,特别是各种系统和软件的开发,要围绕开放和利用来设计、展开。

统一规划、统一标准规范的原则。由于受档案实体管理模式和方法的影响,档案信息化管理的标准规范也变得比较复杂且较难统一,再加上系统内档案信息化起步以后,未能及时研究统一标准和规范,给档案信息的传输、接收和整编带来较大困难。

抓住重点、阶段性推进的原则。水利档案信息化建设不可能一蹴而就,要经过起步、试运行、成熟、全面应用的发展阶段。现阶段工作的任务应为档案信息的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培育以及开发利用的政策法规、标准的制定等。

以基础工作带动数据库建设的原则。档案信息化特别是信息库的建立,要依靠基础工作一点一滴地建立起来。夯实基础工作,建立和完善数据库,是信息化建设的核心和关键所在。

四、水利档案信息化建设的具体措施

加强领导,增大投入,确保档案信息化建设有序发展

第一,加强领导是核心。应成立由分管领导挂帅的,各部门负责人参加的领导小组,研究总体发展方案,确定阶段性工作目标,统筹协调解决在建设过程中遇到的问题和困难。明确工作机构和工作人员,落实具体工作任务并跟踪监督检查。把档案信息化管理纳入系统内的年度工作计划,列入所属各部门管理目标责任制内容内进行考核。

第二,加大投入是关键。水利档案信息化建设是一项综合性、前沿性的系统工程,不仅需要完成大量的基础工作,配备一定规模的硬件设施,还要进行适合本行业的软件开发利用,这些都需大量的人力、物力和财力,每年度资金的投入要与信息建设的任务相匹配,支撑系统的有序发展和正常运行。

注重管理,丰富室藏,加快档案信息建设